㈠ 怎样做好档案的收集和归档
一、规范公文处理，把好公文形成关
档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：
1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等
2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。
3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。
4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、档案整理工作，从公文的评估分类做起
公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：
1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。
2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。
3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。
三、完善公文材料，做好档案收集工作
文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：
1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
四、善于交流，接受新信息，达到资源共享
作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。
总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。
㈡ 请高人指点如何收集整理基建档案
可参照城建档案馆关于基建工程竣工档案接收内容整理，必要时可到当地城建、土管、房产部门查档。
广州市城建档案馆关于基建工程竣工档案接收内容和组卷顺序的暂行规定
(广州市建委一九八八年一月五日�以穗建〔1988〕005号文印发执行)
为了贯彻《广州市城建档案管理暂行办法》(穗府〔1984〕21号)和《广州市城建档案进馆范围》(穗建〔1986〕143号)的规定，要求各建设单位及工程建设有关单位，按照国家关于基本建设程序和工程建设规范的要求，建立健全基建过程技术文件材料的归档制度，做好基建工程竣工档案报送进馆的工作，特制定本暂行规定。
第一条 广州市基建工程种类
本规定所指的基建工程按其形式和功能可归纳为十二类：
一、工业建筑工程(工厂、矿山、电站等)。
二、民用建筑工程。
三、公用、市政、动力设施的站、场、厂工程(即给排水泵站，水厂，发、变、配电房或站，锅炉房，压缩空气站，电话、电报、广播、电视、卫星地面接收站或台，大型公共交通场或站，污水处理厂或站，环卫设施的厂或站等)。
四、各种地下管线工程(给排水、电力、电信、供热、供气、工业管道、人防通道及其它条状地下隐蔽工程及其附属构筑物等)。
五、地下铁道和隧道工程。
六、高压架空输电线路工程。
七、城市道路工程(城市主、次干道，广场，平交口，高速公路，一、二级公路)。
八、桥梁、涵洞、立交、高架路、天桥、过街隧道工程。
九、港口、码头、航道工程。
十、城市水利工程(河道、濠涌、渠道、水库、人工湖、防洪堤坝、堰闸等)。
十一、铁路工程(枢纽、线路的站、场、段以及辅助和附属工程)。
十二、机场工程。
第二条 基建工程竣工档案进馆的基本内容。
凡列入《广州市城建档案进馆范围》的基建工程，其基建全过程所形成的技术文件材料(文字、图表、声象材料)，其形式和内容的有机联系，并根据城建档案馆重点接收的要求，可归纳为六项内容：
一、基建依据文件(由建设单位、总承包公司、工程指挥部、房地产开发公司等甲方单位立卷汇总)。
二、竣工验收文件(由建设单位、总承包公司、工程指挥部、房地产开发公司立卷汇总)。
三、勘察、设计文件(由勘察、设计单位立卷，甲方汇总)。
四、施工技术文件《由施工单位立卷，甲方汇总》。
五、竣工图纸(由施工单位立卷，甲方汇总)。
六、声象材料(由有关单位立卷，甲方汇总)。
第三条 各项接收内容的组卷顺序
一、基建依据文件：
(一)项目建议书、小区规划，申请报告及审批文件；
(二)可行性研究报告，设计任务书，环境质量报告书及审批文件；
(三)基建计划和建设投资批文或相应的资金证明文件；
(四)征用土地文件(拆迁补偿安置协议，用地红线图，土地使用证等)；
(五)建筑管理文件(各专业管理部门审核的设计要点，初步设计审查批文，报建表和报建审核意见书，建筑位置放线复核记录及附图，建筑许可证，质量监督合格证明，建管验收合格证，产权证明等)；
(六)合同、协议、标书(大、中型重点和外资、合资项目的勘察、设计、施工、定货、贷款、外经等的合同、协议、标书)；
(七)其它重要技术经济计划文件、函件、重要会议纪要、专家和领导的重要讲话、决定。二、竣工验收文件内容、格式和顺序按粤建(85)86号文规定：
(一)工程建设总结报告；�
(二)试生产情况报告；�
(三)建设项目竣工验收报告(按粤建〈85〉86号文附件表01)；�
(四)建设项目主要单项工程设计能力，开、竣工投产日期及实际达到的能力(同上文，表02)；�
(五)大、中型建设项目竣工工程概况表(同上交，表03)；�
(六)大、中型建设项目竣工决算表(同上文，表04)；�
(七)小型建设项目竣工决算表(同上文，表05)；�
(八)大、中型建设项目交付使用财产清单(同上文，表06)；�
(九)大、中、小型建设项目交付使用财产明细表(同上文，表07)；�
(十)竣工项目验收交付的报告、文件和技术资料总目录(同上文，表08)；
三、勘察、设计文件�
(一)勘察报告书及有关工程测量、水文地质勘察、工程地质勘察成果。
(二)初步设计文件(接收大、中型、重点、外资、合资项目的初步设计)。
1、总图部分：
(1)设计文件目录；
(2)设计说明书；
(3)有关明细表、一览表；
(4)初步设计总图：总平面布置图、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、各种管线工程系统图、地下管线综合平面图、鸟瞰图、透视图等；
(5)工艺流程图。
2、设计总概算；
3、初步设计审查纪要。�
(三)技术设计文件。�
(四)计算书。�
四、施工技术文件�
(一)大型建设项目的施工组织管理文件(按总包汇总立卷)。�
1、施工组织设计和技术交底记录；�
2、开工报告、停工报告、复工报告；�
3、重大质量事故分析处理报告；�
4、施工技术总结、竣工报告。�
(二)建材质量管理文件按单位工程立卷)。�
1、结构材料和建筑材料的物理性能和化学性能的试验检验记录或综合汇总表；�
2、主体结构或重要部位的试件、试块、焊接记录或综合汇总表；�
3、材料、半成品、成品和设备的质量合格证原件目录，并注明原件保存的档案号；“汇总表”内容应包括：工程名称、部位、材料名称、规格数量、制作日期、试验检验结果、责任者、汇总者、检核者、使用的规程、特殊情况的处理等。�
(三)施工质量管理文件(按单位工程立卷)。�
1、施工测量成果：�
(1)永久性水准点坐位置；�
(2)建筑物、构筑物有主要设备基础的轴线定位、水平定位复核记录；�
(3)建筑物、构筑物的沉降、倾斜、变形观测记录；�
(4)管线工程竣工测量成果。�
2、隐蔽工程施工验收记录：�
(1)地基基础工程施工验收记录或汇总表〔汇总表内容参见本项“(二)”〕；�
(2)钢筋和焊接工程施工验收记录；�
(3)厨房、厕所、浴室无渗漏验收记录；�
(4)给、排水，电气，暖通设备安装施工验收记录；�
(5)绝缘电阻和接地电阻测试记录和测试点分布图；�
(6)其它重要部位和有特殊要求的隐蔽工程施工验收记灵。�
3、管线、设备调试，试压，试运转和联动试运转记录。�
4、单位工程质量评定表，单位工程交工验收证。�
(四)设计变更文件(排列顺序与相应的竣工图纸一致)：�
1、图纸会审记录；�
2、材料、构件、设备代用审批单；�
3、技术核定单；�
4、设计变更通知单。�
各种施工用表统一用穗建施表1_33的格式。
五、竣工图纸。
各类工程竣工图纸按图样目录收集排列，以单位工程分专业整理立卷。竣工图中的“地下管线综合平面图”由甲方负责综合绘制，甲方没有能力绘制的，可委托设计或施工单位综合绘制。�
(一)工业建筑工程竣工图。�
1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)总平面布置图、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图(与初步设计完全相同的可省略)；�
(5)室外地下管线系统图、地下管线综合平面图；�
(6)消防工程竣工图；�
(7)工艺流程图；�
(8)生产设备安装图、设备清单。�
2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸。�
3、辅助建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
4、重要附属建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
5、配套工程竣工图(道路、码头、桥梁)按单位工程，分专业整理立卷。工业建设项目用地范围内一般生活、行政、文教等非生产技术性用房的竣工图，生产设备档案及其它专门档案，由建设单位自行保管，不必向城建档案馆报送。�
(二)民用建筑工程竣工图。�
1、总图部分、按建设项目或单项工程综合整理立卷。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�
(5)大、中型公共建筑的环境艺术装修工程(园林、雕塑、灯饰)图纸目录、设计说明、有关详表、图样；�
(6)室外地下管线系统图、地下管线综合平面图；�
(7)消防工程竣工图。�
2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�
(6)大型公共建筑的室内艺术装修及装饰品设计图纸目录、设计说明、有关详表、图样。
3、附属配套工程竣工图，按单位工程、分专业整理立卷。�
省、市党政军领导机关大院、大专院校、小区、公园等群体建设工程，重点接收总图部分及代表和建筑水平较高的建筑物和重要辅助建筑物、构筑物(如给、排水泵站、水塔，发、变、配电房，锅炉房，烟囱，污水处理站等)的竣工图和施工技术文件。�
(三)市政、公用、动力设施的站、场、厂、房工程竣工图。�
1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�
(5)室外地下管线系统图，地下管线综合平面图；�
(6)消防工程竣工图。
(7)工艺流程图；�
(8)生产设备安装图、设备清单。
2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。
(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；
(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�
3、辅助性建(构)筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。
4、附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
5、重要设备图纸：图纸目录、说明书、图纸。
1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�
(5)各种地下管线系统图，地下管线综合平面图；�
2、桥梁的建筑、结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸〔如平面图、纵横轴线位图、纵横断面图、桥梁构造图、结构图(包括基础，上部结构，下部结构)、桥面排水孔布置图等〕。�
3、排水设施竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸。�
4、桥梁的附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
5、特殊涵洞工程竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、平面图、纵横断面图、结构图。�
6、其它。�
(九)港口、码头、航道工程竣工图。�
1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�
(5)各种地下管线系统图，地下管线综合平面图；�
(6)消防工程竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(7)集运和疏运系统工艺流程图，起重、装卸、传输设备安装图；�
(8)通讯、导航标志和设施图纸目录、设计说明、有关详表、竣工详图。�
2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�
3、各种辅助、附属和配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
4、其它。�
(十)水利工程(河道、濠涌、渠道、水库、人工湖、堤坝、堰闸等)竣工图。�
1、河道、濠涌、渠道工程竣工图。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)水系图，工程总平面图；�
(5)附属建筑物、构筑物竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(6)其它。�
2、水库、人工湖工程竣工图。�
(1)图纸目录、各种详表；�
(2)设计说明；�
(3)总平面图、区域地形图、流域面积图、观测设施分布图；�
(4)泄水构筑物(溢洪、泄洪道)平面图、断面图、结构图等；挡水构筑物(主坝、付坝)平面图、断面图、结构图等。输水构筑物(隧洞、水渠、架空、水渠等)平面图、断面图、结构图等；�
(5)水库跨坝试验及说明；�
(6)各种曲线图、数值图；�
(7)其它。�
3、大、中型水闸(排洪、防洪、蓄洪等)竣工图。�
(1)图纸目录、各种详表；�
(2)设计说明；�
(3)总平面图、平面图；�
(4)主要结构图；�
(5)主要设备安装图；�
(6)其它。�
(十一)铁路工程(全国性干线、地方性支线、专用线、铁路枢纽、编组站、客货运站等)竣工图。�
1、总图部分、按建设项目或单项工程综合整理立卷。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�
(5)各种地下管线系统图，地下管线综合平面图；�
(6)消防工程竣工图；�
(7)大型车站的环境艺术装修工程(园林、雕塑、灯饰)的图纸目录、设计说明、有关详表、图样。
2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�
(6)大型公共建筑的室内艺术装修及装饰品设计图纸目录、设计说明、有关详表、图样。
3、铁路线路工程竣工图：图纸目录、设计说明、有关明细表、一览表，竣工图纸(如平面图、纵横断面图、标准横断面图、特殊路基处理图、曲线图、附属构筑物的平面结构、断面图等)。�
4、各种辅助、附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
5、其它。�
(十二)机场工程竣工图。�
1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�
(1)图纸目录；�
(2)设计说明；�
(3)有关明细表、一览表；�
(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�
(5)大型机场的环境艺术装修工程(园林绿化、雕塑、灯饰)图纸目录、设计说明、有关详表、图样；�
(6)室外地下管线系统图，地下管线综合平面图；�
(7)传输系统工艺流程及设备安装图；�
(8)导航标志及设施分布图。�
2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�
(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�
(6)大型公共建筑的室内艺术装修及装饰品设计图纸目录、设计说明、有关详表、图样。�
3、各种辅助建筑物构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。顺序法：图纸目录、设计说明、各种详表、竣工图纸。�
4、各种附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�
5、跑道、停机场工程竣工图，按单位工程整理立卷。内容、顺序同“道路工程”。�
6、其它。�
六、声象材料。�
(一)建设前后的正、侧面照片、录象。�
(二)建成后的内外景观照片、录象。�
(三)建筑小品照片、录象。�
(四)重要部位、隐蔽工程施工质量检验分析处理照片。�
(五)施工过程、奠基、开竣工典礼的实况照片、录象、录音。�
(六)其它有关声象材料。�
第四条 1982年底以前建成项目档案的进馆
82年底以前建成的项目档案，不齐全的要尽力进行补测、补绘，收集齐全，按要求整理立卷，向城建档案馆报送。其接收内容可适当简化，主要有：�
一、其建依据文件。�
设计任务书，红线图，土地使用许可证，各时期报建表和审核表，产权证书。�
二、竣工验收文件不全的应补写建设项目概况。以工厂为例：工厂发展史；职工人数；产品名称；年产量；主要设备及生产能力；原料、材料、燃料来源；运输条 件；年量；生产用电、用水、用气量；电源、水源、气源状况；三废性质、影响、治理措施；改扩建条件和规划。�
三、竣工图。�
(一)用地范围内工程项目一览表。�
(二)总图部分。�
(三)主要生产性、技术性、代表性用房的建筑物、构筑物、管线工程竣工图。过去未编竣工图的、应向有关设计、施工单位收集施工图纸和设计变更文件，按穗建(85)13号文的要求补编竣工图。�
(四)有关照片。�
第五条 案卷的整理排列和综合汇总�
一、案卷的整理立卷，按穗建档(85)13号文要求。�
二、文件多的，一项内容可组成几个案卷(册、袋)；文件少的，几项内容可合并一个案卷。
三、一个建设项目可由一类至几类工程所组成，由几类工程所组成的综合性建设工程技术文件材料的归档，属本规定第二条 中的一、二、三项内容的，可按建设项目的范围进行综合组成案卷，排列有前；属本规定第二条中四、五两项(即施工技术文件和竣工图纸)内容的，则应按单位工程分专业整理立卷，并按单项工程进行综合，再按建设项目汇总，最后由建设单位、工程指挥部、总承包公司、房地产开发公司等负责将所有案卷进行审核验收签证，系统排列，编制总目录签写档案质量审核表和档案移交书。向市城建档案馆报送。
㈢ 最基础和用途最广泛的收集资料方法是
在各种收集资料的方法中，最基础和用途最广泛的方法是文献研究法。文献研究就是以过去为中心的探究，它通过对已存在资料的深入研究，寻找规律，得出结论。只要是追根求源，追溯事物发展的轨迹，探究发展轨迹中某些规律的东西，就不可避免的采用文献研究法。
文献研究中应注意的问题
1、引用与剽窃。
面对所收集各种文献资料如何正确使用他人资料呢？如果使用得当，既可使他人的研究成果得到继承和发扬，又能丰富和提高自己。相反，如果使用不当或者恶意使用他人的作品，就会有抄袭剽窃之嫌。
2、 注明参考文献。
文中引用的标着，引号编号标在引用正文的右上角。文后注明参考文献的格式：作者、篇名、出版社、出版时间。
文献研究法的优缺点
优点：
a.科研就无法接触的对象
b.无反应性
c.研究费用低
d.保险系数相对较大
缺点：
a.倾向性
倾向性常常会是文献部分偏离其描述和反应的事实
b.选择性
选择性常常使研究对象的范围具有很大的局限性
c.信息的有限性
d.有些资料难以获得
㈣ 资料收集
农用地分等基础资料主要包括图件资料、农用地自然条件资料、农用地利用资料、农用地经济资料和其他资料。
（1）图件资料。主要包括县级土地利用现状图、土壤图、地形图、行政交通区划图、排灌工程现状图、农业区划图、土地利用总体规划图等。
（2）农用地自然条件资料。主要包括水文、土壤、地貌、农田基本建设和农业气候补充资料。
（3）农用地利用资料。主要包括标准耕作制度中所涉及的指定作物的面积、单产、总产的统计资料，农业技术试验资料，样点土地利用条件等。
（4）农用地经济资料。主要包括单位面积机械投入费用，单位面积水、电、油等费用，农资价格，运输费用和农产品价格。
（5）其他资料。主要包括区（县）农业资源调查资料，农业区划资料汇编（土壤普查资料、地形地貌资料、农业气候资料、水资源状况资料），县级土地详查及土地利用变更调查资料，县级气象、交通、水利、规划等部门的基础资料，统计年鉴（2002 ～ 2004），县级和镇级“十五”、“十一五”社会经济发展规划资料。
㈤ 如何收集，整理资料
你问的问题涉及到搜集、整理资料的原则、方法和步骤。
按照资料获取方式分为直接资料和间接资料。直接资料也叫第一手资料。第一手资料包括与论题直接有关的文字材料、数字材料(包括图表)，譬如：统计材料、典型案例、经验总结等等，还包括自己在亲自实践中取得的感性材料。间接资料也叫他人的研究成果。这是指国内外对有关该课题学术研究的最新动态。撰写论文不是凭空进行的，而是在他人研究成果的基础上进行的。
按照资料的呈现方式分为文献资料和网络资料。根据文献内容、性质和加工情况可将文献区分为：一次文献、二次文献、三次文献。一次文献指以作者本人的研究成果为依据而创作的原始文献，如期刊论文、研究报告、专利说明书、会议论文等。二次文献是对一次文献进行加工整理后产生的一类方面，如书目、文摘等检索工具。三次文献是在一、二次文献的基础上，经过综合分析而编写出来的文献，人们常把这类文献称为“情报研究”的成果，如综述、专题述评、学科年度总结等。
收集资料的原则
搜集资料工作一般要遵循“先内后外”、“先近后远”、“先易后难”。第一、客观性原则。这是搜集科研资料的首要原则。第二、真实性原则。第三、全面性原则。研究者必须搜集与研究课题相关的各个方面的资料。
收集资料的一般步骤
面对当前浩如烟海的信息资料，资料的收集者该这样才能快速的找到有价值的资料呢？我想应该从下面几个方面去查找和收集资料。问题的解决应该分成6方面进行。1、界定问题 2、拟定问题 3、取得资料 4、利用资源 5、整合资源 6、评价成果。
收集资料的方法
包括做卡片、 做笔记、 剪贴报刊。现在还包括应用网络进行浏览文献，图书管藏 、问卷调查，交谈等方法来获取资料。
资料的整理
一般可分为三步：
（一） 根据信息资料的性质、 内容或特征进行分类。
（二）进行资料汇编。
（三）进行资料分析 。
㈥ 基础资料汇编是什么意思
就是把基础资料整合到一起，编制成册。
㈦ 城市总体规划中，基础资料收集与基础资料汇编是什么关系
前者是一项工作的过程，后者是本项工作的成果
㈧ 如何做好年鉴资料的收集和整理工作
如何做好年鉴资料的收集和整理工作
资料是编撰年鉴的基础，是一切精神产品不可缺少的原材料。占有大量、全面翔实的资料是编撰年鉴的先决条件。因此编撰年鉴必须舍得花费大气力和足够的时间进行此项工作。特别是年鉴条目基本拟定以后，资料工作就成为一段时期里的中心任务。
马克思曾经指出：研究必须搜集丰富的材料。马克思为了写作《资本论》，阅读了一千五百多种书籍，摘录、笔记达一百多本。这对于我们编鉴人员来说，无疑是十分重要的指示和效法的典范。古人说：无征而不信。如果不首先做好资料的收集、鉴别和整理工作，编撰年鉴仅是一句空话。如果没有大量新资料，就不可能写出一部合格的新年鉴；如果没有大量、全面、准确、典型的新资料，就很难写成一部高水准的年鉴。
正因为年鉴保存资料多，通过资料，我们才能窥见一个地方发展史迹。所以，资料是维系着年鉴的生命，成也在资料，败也在资料。在一些年鉴中，因资料收集残缺不全，或者是误用了一些失实资料，不仅影响了年鉴的质量，而且造成负面影响。所以，做好资料工作，对于编撰年鉴意义是重大的，我们一定要高度重视。
一、如何收集资料
年鉴既是以一定体例，反映一定行政单位，一定时期的政治、经济、文化、军事、自然现象和自然资源的综合着述，相当于地方网络全书是精炼资料大汇集。资料收集工作是很关键又是一种基础性的工作。必须扎扎实实，有计划、有步骤地进行，任何投机取巧，企图省力省事的做法都是不可取的。
（一）明确收集资料的时间，范围和分类
1、收集资料时间。按来办（2003）209号文件规定，编撰这部年鉴上限和下限是从1996年~2003年，时间跨度8年。因此，收集资料的时间也是从1996年开始到2003年止。也就是讲要全面地、系统地、完整地收集8年以来各单位、各部门完成工作情况和有关数据。但要指出一点的是，从1996年~2003年8年时间有关情况和数字还要包括原柳州地区九县一市，来宾市是从2002年12月28日挂牌成立，到现在也仅有一年多时间，如果不处理清楚，数据和情况很容易混淆，年鉴的质量也不高。对有关情况和数字的处理，还是要分开进行收集。原柳州地区的情况和数字就从1996年~2002年12月止，综合收集这7年资料，综合撰稿；2003年的资料就单独收集、单独撰稿。这样做资料收集线索清楚，脉络分明，写起来也容易，这也是对历史高度负责的具体表现。
2、收集资料范围。编写年鉴所要收集的资料，在范围上便有地区性，时间性和全面性的特点。地区性，系指以收集本地区即所要编写的年鉴的地区范围为限。前人修鉴极重视此点，认为弄清年鉴所要包括的地区疆域乃是编鉴的前提，不要不分内外而漫无边际地进行收集。即使收集外地区的材料，也不过为了供作参考或为提供对此材料而已。时期性，系指以收集年鉴体例所规定时限以内的材料为主，并本着详近略远原则进行取舍，但有关探本溯源、记述兴革演变方面的资料，则可以向上延伸至地区建臵开始的时候，就此也只须扼要地述及即可，不必占过多的份量。全面性，或叫广泛性，则指所要收集的资料必须包括本地区自然社会、人文各个方面，上至天文，下至地理，人文、风尚无所不包，举凡政治、经济、军事、教育、科学、文化、民族、宗教、人物、方言、名胜、古迹……。只要对自然和社会发展有所考察价值的资料，均在征集范围之内。可见年鉴所需资料范围之广泛，内容之丰富。至于具体的收集范围则往往可以拟定征集纲目或收集提纲的方式加以提示。《来宾市年鉴》包括：基本情况（总述），政治、人大、政府、政协、人民团体、民族、宗教事务、人事、机构编制、民政、外事、华侨事务、信访、行政审批、机关事务、法制、军事、城建、国土资源、环保、工业、农业、交通运输、信息产业、国内贸易、对外贸易、市场、旅游、财政税务、金融保险、经济管
理与监督、中介管理、文化、教育、科技、卫生、体育、社会生活、各县（市、区）概况、人物、地方法规、规章选编、附录等43个条目。并且每一条目都有具体的分目，也是收集资料收集提纲，在提纲的统驭下明确收集目标、分工、进度、方法、以及轻重缓急次序，争取做到事半功倍之效，力求避免重复、混乱和无效劳动。
3、资料类型。年鉴体例是条目体，一事一条。有综合性条目、单一性条目之分。以条目来确定收集资料的范围和内容，这是编写年鉴重大突破。按照资料来源可分为三个方面：一是文字记载资料，二是口述资料，三是实物资料；第二种分类包括入书资料和背景资料、考证资料、参考资料等四种类型。入书资料是主要资料，背景资料、考证资料、参考资料都是辅助资料。入书资料是指全部写进年鉴的着述资料，是经过精心筛选加工而成。这种资料也叫做主体资料和要素资料，这种资料要求是全面的、系统的、完整的，必须包括有五个要素。即：时间（指事情或事件发生在何年何月何日何时）、地点（准确无误的地点，有时还注明原名或今名），事主（事情发生的经过，有始有末）、人物（当事人的姓名、性别、身份和职务，不能笼统称同志、先生和女士）、原因和结果；背景资料是指对事态发生、发展、变化起着重要作用的历史条件和现实环境的的资料，这种资料用不多，但起到重要作用；考证资料主要用于对某些有争议的重大事件或人物进行考证，一般不入书。比如麒麟山人的来历，就要到实地考察，翻阅有关档案材料，不然，就不懂得麒麟山人到现在已有2~3万年，处在旧石器时代。还有传说杨贵妃是容县人，就要有大量的考证资料作证明。不通过考证，就不能得出准确的结论；参考资料就是指作参考的材料。入书资料和辅助资料都是相辅相成的。
（二）收集资料前要处理好四个辩证关系
1、可靠性与可信性关系。可靠不等可信，而可信也必须可靠。可靠性与可信性是两个不同概念，可靠性是指资料来源有根有据，记载摘录无误；可信性是对资料分析、考证、求真的结果，是资料准确性的更高层次。因此，可靠的资料不一定可信，而可信的的资料必须有事实和科学依据，不能主观推测，妄加臆断。如：1957年，有一个县一个公社一农户有1.12亩水稻收干谷3087斤，折亩产2756.3斤，资料来自自治区档案馆，并附有当时县委和地委联合调查组的调查报告，应该说是可靠的，然而从当时广西水稻生产水平及品种特性等方面来分析，这一事实缺乏科学性，资料是不可信的。所以在收集资料时，要认真细致，科学地分析资料，发现问题，推敲质疑，考证鉴别，使资料既可靠又可信，准确无误。
2、全面性与典型性关系。资料既要全面完整，又应力求精练、典型，具有代表性。全面性概括而言，即"纵不断线、横不缺项"。但并非将包罗万象的资料兼收并蓄，才能算全面完整。因为年鉴篇幅有限，一个条目连标题加释文是500-1000个字，必须惜墨如金，将时间和空间进行高度浓缩和精练，遴选典型的，也能说明问题的，具有代表性的事物，来显示一方的概貌和历史发展的轨迹，达到"滴水见太阳"的结果。如写农作物栽培技术，往往从整地播种到收获加工，逐项评述，以示全面完整，结果形同教科书和科普丛书。又如有的篇章将历次会议及发布的文件，按年序列入，以求资料齐全，也无必要。应择其对事物发展起伏有密切关联的资料入书。如植物保护与各种农作物单元均涉及到病虫害。这些病虫害是我们这个地方发生多而重的典型，很有代表性的。至于一些小作物的病虫害覆盖面积较小，则在各自单元中略书一笔。全面性与典型性资料，难免不出现交叉重复资料，所以，我们要分辨主次，进行删补，要从不同角度，进行科学处理，使资料归属得当，符合各条目的完整和典型性。
3、宏观与微观的关系。既要从宏观上反映资料整体特征，又应在微观上有具体资料的着述。年鉴要从宏观方面抓住地方的总体特征，把握事物兴衰起伏的主线，显示事物变化的因果关系和历史发展脉络，但同时也需要有微观的具体资料和统计数据，才能言之有物。反之，在浩瀚的资料面前，如果忽视宏观的整体性，只重微观事物的记述，便会出现类似史料汇编和统计表册，使读者只见树木不见森林。在编撰时，要把握为整体格局，突出地方特色。比如，水果，有人曾把水果归属于经济作物篇（因水果确属一种经济作物），后来考虑水果是我们这个地方一大优势，种类很多，内容丰富，在经济作物篇中只作为一章，则许多重要果树必降格为节为目，这样就不能突出地方优势特点，又将造成章节内容不平衡。所以要把水果升格为一个篇，与经济作物 篇平起平座，既在宏观上突出了地方特点，又在微观上提供了众多重要果树记述适当篇幅。微观记述也要掌握分寸，防止繁琐细微，减少不必要的图表，用简练文字概括记述，既压缩了篇幅，也增强了可读性。
4、观点与事实关系。寓观点于事实之中，编鉴修志必然要有一定的立场和观点，但要实事求是，述而不作。因此，不能以观点去代替和渲染事实，而要用事实去彰明观点，用事实为资料来说话，要寓观点于记事当中。那么记述事物时便应考虑该事物是否反映了正确的、科学的观点。有一个例子： 茶叶 ，条目： 文化大革命期间，在农业学大寨的号召下，掀起到荒山野岭开辟茶园的运动，群众干劲足，热情高，全区茶园面积一跃而达3万公顷，是有史以来茶叶面积最多的时期。这段记载确是事实，给人们印象是?文革?对生产力起了促进作用。但是，历史的真实面貌是：搞运动式的一哄而起，不讲科学、盲目蛮干的行为，并不能真正的推动生产力的发展。后经证实，当时种下120株便算一亩，余下的亩产也只有20-30斤，3万公顷的茶园没有取得应有效益，形式上的面积数量不足以代表生产力实质性发展。所以这段记述删除了。有时为了阐明因果关系，以已有定论的正确观点?画龙点睛?一笔，也是可以的。如在?蔬菜?条目中，?文革期间，农村政策受‘左’的思想影响，批判社员把自留地搞商品化，把自留地种植的作物当作资本主义‘尾巴’割掉，并在片面理解‘以粮为纲’的思想指导下，各社队的蔬菜基地，大多改种粮食，全区蔬菜面积比以前锐减，1971年公有33.17万亩……?这段文字虽夹杂一些观点，但以当时的实际背景为事实，素描一笔，明确揭示蔬菜面积锐减的主要原因，还是顺理成章的。
（三）收集资料前还要做好以下三个方面工作
1、要认真研究设计年鉴条目，以条目来全面统揽收集资料的计划和提纲。来办（2003）209号文件，1996年~2003年《来宾市年鉴》条目框架、基本选题和撰稿分工，都规定各单位、各部门设臵多少条目，这里强调一下，我们不懂得你
们单位工作职能和完成任务情况。因此，规定的条目和分目，各单位可根据实际情况增加或减少，问题都不大。比如宣传部门，大条目是?宣传?，分目中我们设有?概况、专项宣传活动，十六大精神学习与宣传，理论教育，新闻舆论，思想政治教育，宣传信息调研，对外宣传，干部队伍建设，主要活动，重大举措施，重大成果?等。这些分目中，有些是已做的工作，有些是没有做这个工作。所以，要结合实际增加或减少分目。有的部门我们只设：?概况、主要工作、重大活动、重大举措、重大成果?等分目，我们确实不了解部门完成哪些职能工作，只能设臵这些分目来给部门参考，形成书面材料或者入书时就不能这样写做。要根据工作职能、任务情况设臵条目。在收集资料前，要求编写人员要知道自己所编的书是什么样子，用什么体裁，设臵多少条目，需要什么资料。要根据条目来设计制定收集资料提纲。条目和资料是相辅相成的，有了条目才能明确收集资料目的和范围；通过收集资料和研究资料，才会发现初步设计的条目不够完善，才能据实加以修改，并根据修改条目，再去补充收集资料。
2、要统缆全局，周密计划，明确编写年鉴对各种资料的具体要求。编年鉴不仅需要大量入书资料，还要有各种背景资料、考证资料、参考资料等辅助资料（前面已经介绍），收集资料要做到心中有数，列入收集计划，以免漏收。
3、要进行调查研究，弄清资料所在的地点和范围。也就是资料源，定好条目，做好计划，有的放矢地收集各种资料。资料源是很多的，有本单位档案，其他单位档案、图书馆、档案馆、电视、广播、报刊、民情社情机构公布数字和情况，发函征集等等，这些都是资料来源之地，所以要做好调查研究，有计划有步骤进行。
（四）收集资料的方法
前面已经讲到了资料分类、收集资料要处理好4个关系，收集资料前要做好三个方面工作等等，都是为了收集资料打下基础工作。怎样收集资料？收集资料工作讲起来简单，做起来就不容易了。收集资料方法，以我个人体会，应该在条目设定以后，在条目框架指导下，一步一个脚印地进行收集资料工作。收集资料前，首先要明确：1、以条目为线索收集资料（前面已介绍过）；2、成立收集资料小组，分工负责，密切协作。小组成员当然都是单位的行家里手。人员不够可以聘请退休老干部参加收集编写。像市物价局，它就聘请兴宾区区志办提前退休老秘书负责这项工作。市审计局聘请了几位已退休的老领导来负责这项工作。这些老同志有一定文字功底，经验丰富，也很乐意干，那不是一举两得了；3、
召开各种座谈会，把收集的有关材料公布，广泛听取知情者意见，当事人的意见。1996年~2003年时间跨度8年，不开座谈会，不访当事人、知情者，收集的资料是不全的，很容易出现错漏遗忘现象。就会影响入书资料的质量；4、由近及远，先易后难，选准切入点，扩大收集资料的突破口。先收集容易资料，先查本单位的档案材料，进行摘录；四是向有关单位发函征集，请他们帮助收集或提供线索。沧桑八年，人事已非。有些人已调离原单位，有些当事人已离休退休回原籍，有些材料需要考证，你都得发函给别人帮助提供。要广开收集资料门路，除查阅本单位外，还要查阅有关单位档案。到图书馆、档案馆、科研单位调查收集。还注意利用近年来报刊、广播、电视提供的各种信息，新闻报道、专题评述，热点和焦点问题追踪调查和专题特写都要注意搜集；5、做好资料反馈工作。对人物、事件、重要数据等，形成书面材料以后，都要反馈给当事人看，征求意见，补充修正，使收集的资料更加全面、完整、准确，就可以入书。
要规范地讲，收集资料的办法：一是查阅档案，组织力量进行抄录查阅，写成资料卡片，以备编写；二是调查访问，作好记录、录音和录相；三是发函索取；四是行文征集，把散失在社会上的文物、图书、手稿、报刊收集起来；五是创办刊物，或通讯或资料丛刊，发动群众撰稿，多方面提供线索。
征集资料要做到?三个结合?：即?广征?与?特约?结合；查档与走访结合；条条编史与块块编鉴结合，层层发动，众手取材。同时，还可以采取下面几方面：1、事先各有关单位沟通渠道，互相提供资料目录索引，彼此合作，提高工效；
2、收集资料时注意先远后近，先内后外和先?活?（资料）后?死?（资料）这三条关于轻重缓急的规定；3、收集资料后及时组织科学管理和利用，做到统一规划，互通有无。所谓先远后近，即先找少见的早期资料；先内后外，即先清理本部门、本地区的文书档案；先活后死，即先抢救活材料。
具备什么条件，才算资料征集基本完成呢？1、该查阅的资料，尽可能查阅了；2、该抄录的档案，尽可能抄录了；3、该访问的口碑，尽可能访问了；4、该实地勘查的地方尽可能勘查了。从内容上看，1、纵不断线；2、横不缺项；3、考证翔实；4、具备特点。
二、如何整理资料
收集大堆资料上来以后，要把这些资料加工整理编成一部书，就涉及到资料整理问题。资料整理工作是很关键一着。在收集好资料上来以后，还要做好三个工作。
（一）整理资料四个原则
要善于识别资料和选择资料，不能眉毛和胡子一把抓。不善于识别资料，什么都想抓，结果收到资料一大箩，有用的却不多。更严重的是误用了一些失实的资料，造成年鉴质量低下。所以，在选择资料中，应该把握以下四个原则：一是在同一类资料中，要选择最真实可信、最具有权威性的。比如收集各种数字。要弄清这些数字的来源，来历不明的数字最好不要。都有来源，但来源不同，一种是使用单位临时统计的，一种是统计部门统计的，两者有差异，应选择统计部门的，因为统计部门的数字是经过综合平衡得出来的，属全局的数字，可靠性比较高；二是同样的资料，有新的旧的，新旧都出自同一部门，但两者说法不一样，前后有矛盾，就应该选择最新年的数字；三是在众多的资料中，有原始的第一手资料，有间接第二手、第三手资料，遇到这种情况，应当选择原始第一手资料。因为间接资料经过多次转录和使用，往往走了样、变了味；四是在选择资料中，还要考虑编纂年鉴的需要，有目的地选择具有典型性和普遍性的，最有地方特色的，这样才能更有效地提高年鉴的质量。
（二）资料摘录的方法
抄录资料必须一丝不苟，不能有半点差错。资料都是从四面八方收集起来的，其中有相当部分是从各种档案、图书、报
刊上一点一滴抄录下来的，稍有不慎便会出现差错；误用差错的资料，还会以讹传讹，造成恶劣后果。要保证资料收集的质量；一是要将资料抄写在专用的卡片上，一事一卡；二是摘抄资料要忠于原文，不能自行删改，抄后还要核对原文，原文如果有错，可以加注说明；三是同一事物有几种说法，要分别抄录，几说并存，不能随意选择其中一种；四是一定要注明资料来源和出处，包括书名、作者、版本、卷页数、收藏单位等；五是如属口碑采访资料，要写明被采访者的姓名、年龄、身份、住址等。
（三）资料的整理
资料收集到一定程度后，即要进行分类整理。整理资料有以下几个步骤：1、编号登记；2、建卡归类；3、资料汇编。整理目的，一是检查所收的资料的广度和深度，再根据需要，及时补充；二是便于保管和利用。登记和整理资料的方法可以多种多样，一般有簿式登记和卡片登记两种。所谓簿式登记就是根据资料情况，采用分类登记本进行，如资料登记本、文献资料登记本、口碑资料登记本、实物登记本等。分类方法，可按条目所需资料来分类，可以按时间顺序来分类，可按资料的主题来分类。所谓卡片登记，就是采用卡片式的登记方法，类似图书馆的图书卡片。采用这种方式可将资料种
类分得更细，查起来更加容易。
（四）资料进行公示
对入书资料进行公示。如人物、重大事件登报公示，写明截止时间，这样做便于社会监督，减少编书失误。
（五）编好资料长编
编写资料长编。这是收集资料阶段最后一道工序。所谓资料长编，就是将收集到的原始资料加以筛选，核实后，按年鉴条目进行分类，然后按照?竖写始末?的原则，以时为序，对资料进行系统的编排，并一一注明每条资料的来源和出处。它不是一般的资料汇编，而是按照篇目要求，将入书资料逐一进行有序的定位，对号入座。所以，资料长编实际就是年鉴的雏型。编写资料长编的好处：一是使资料工作做得更加完善。年鉴对资料要求是：齐备、翔实。纵看始末起伏，脉络分明；横看有点面，体现本质。只有将资料按条目一一对号入座，才能看出我们收集的资料是否齐备和翔实，资料不足就要及时补救，编写资料，是对资料进行一次全面整理和检查验收，既完善了资料，又消化了资料；二是有了资料长编，撰写时就不用边写边找原始资料，使撰写工作变得又快又好；三是编写资料长编，有利于年鉴的总纂、审查、修改和出版；四是可以充分发挥史料作用。
资料长编有三种：一种是把原始资料一事一卡的记载，按年鉴条目和时间顺序汇编；二是对原始资料作进一步加工整理，按条目编排出来；三是指按编纂人的观点和语言写出来，并注明资料出处，这实际上已接近初稿。在现代条件，任何一个专业、部门、学科的历史和现状，资料汗牛充栋，要收集的资料少则几百万字，多达一、二千万字的，如何把这样宏富的资料，凝炼成为三、四十万字的书稿，那是很有讲究的。年鉴虽是资料书，但不是简单的原始资料的汇编或纂辑，而是资料性的着述。它要求编撰者详尽地占有资料，消化资料，在忠实于资料原意的基础上，用自己的语言把它严谨地、科学地、系统地记述下来。基于年鉴特点，要把大量的资料化为一部年鉴就必须有一个科学的工作方法和程序，那就是做好资料长编。
首先，资料工作可以做很长时间，总有资料可收，而我们又不能老泡在资料收集阶段。但怎样才算资料收集齐全呢？光凭资料字数繁富，做的卡片多少，是不能作为标准的。这就有赖于资料长编的整理：将已经搜集到的、上卡的资料，先分分类，按制定的年鉴条目，使之对号入座，检查出是否有缺项，是否有断线；每个条目的历史和现状，资料是否齐备；
事物发展的兴衰起伏，阶段性、规律性是否清晰，因果关系能否显观；几说并存或某些传说口碑资料，进行一番鉴别考证。资料经过整理成为长编后，资料工作进行得如何，是否能开始入书编撰，也就一清二楚了。
其次，我们掌握了资料，必须对资料进行梳理加工，消化反刍，使死资料变成活资料，使我们对资料的把握、认识，实现一次从感性到理性的飞跃，做到全局在胸，才能顺利地进行入书编撰。不然，在一大堆乱糟糟的资料面前，就贸然进行编写，必然会顾此失彼，不得要领。就是几万张卡片的翻检查证，也将不胜其繁，吃力不讨好。做资料长编，就可完全避免上述弊端。因为资料经过粗梳分类，精梳编排，归纳加工，概括记述等步骤形成为长编后再动手编撰入书，就会水到渠成，有一泻千里之势。搞好资料长编，也就完成了年鉴编写的一半任务，确是经验之谈。
再次，年鉴质量的优劣，最终取决于资料是否真实可靠，是否科学系统。这要要求我们在编写年鉴之前，应对全部资料进行严肃认真的考证鉴别，以去粗取精、去伪存真。做资料长编，就包含了这项工序。选入长编的资料，一般都应经过鉴别和选择，做到确有存史价值。对多说歧义的资料，应通过各种方法加以考证。对口碑传说资料，应特别慎重，尽可能核实，确保准确可靠。基本资料要求丰富、精炼，背景资料不能缺，考证资料要并存。收入长编的资料，力求使用第一手的，必要时补以第二手、第三手资料。经过这样整理加工的资料长编，就为编写年鉴提供了可靠的依据。
做资料长编，是前人的成功经验。特别是对编撰年鉴这样卷帙浩繁的资料性着述来说，更须坚持。做资料长编，是编撰年鉴的一个重要环节，一个必经阶段，是合乎编纂年鉴规律的成功经验。应该明白，所谓做长编?费时费工?，是整理鉴别资料的需要，是编纂年鉴的需要。所以，这并非无效劳动，而是科学的编撰年鉴的方法和程序。