① 如何做好局辦公室工作的幾點思考
辦公室是聯繫上下，溝通左右的樞紐。是機關的指揮中心、信息中心、服務中心、信訪中心，代表著機關的形象。民政工作的新特質，民政職能的新增加，對辦公室工作提出了更多更高更新的要求。因此，在新形勢下如何緊緊圍繞民政事業發展要求，求真務實的做好辦公室工作，筆者有以下體會。
一、順應工作特質，錘煉三種素質
辦公室工作具有明顯的綜合性、政治性、慎密性三大特徵。
政治性。辦公室工作直接為黨委服務，必須與黨委保持高度一致，在協助領導貫徹黨和國家的路線、方針、政策方面負有重要的責任，稍有疏忽就可能在工作上造成損失，給單位帶來不利影響。
綜合性。辦公室工作范圍很廣，文書處理、會務工作、督查調研、公務接待、機要保密、信訪接待、應急值守、信息採集、檔案管理、後勤保障等工作都是由辦公室承擔。省民政廳、市委、市政府重大決策、其它部門涉及民生保障的工作要求、局黨委的規劃、決策、指示、各科室和各單位貫徹落實上級精神和業務推進的情況，都需要辦公室及時匯集、分析、傳導、處理、督辦，這種多方面工作的組合，體現了辦公室工作的綜合性。
慎密性。細節決定成敗，辦公室工作牽扯全局，有時可能一個小小的偏差與失誤而引發全局性後果。同時，辦公室在局系統中起著承上啟下、協調左右、聯系內外的樞紐作用，有對領導工作部署、監督、檢查、對各科室單位工作進行組織協調、推進以及協助領導處理日常事務的功能。因此，每個工作環節都必須嚴格程序、考慮充分，慎密組織、確保萬一。每一個工作人員必須有高度的自律意識、責任意識、求精意識，做到既不出錯又要出彩。
辦公室工作的特性決定了其地位的重要性，也決定了辦公室工作人員必須具有較高的政治敏銳性，較准確的工作預見性和較強的工作能力。因此，辦公室工作人員要具備三個「必須有」的素質。
必須有政治覺悟。辦公室工作人員如果沒有很強的政治敏銳性和政治鑒別力，就有可能失去正確方向、損害單位形象、影響干群關系，這就要求從事辦公室工作的同志都要把講政治貫徹到每一項工作中，落實到實際行動上。一是有堅定的政治立場，努力成為黨委信得過、靠得住的得力參謀和助手。二是有鮮明的政治態度，在重大問題、原則問題、敏感問題上，不人雲亦雲，不自行其是，在大是大非面前始終保持清醒的頭腦。三是有較高的政治水平，要善於從政治上觀察、思考和處理問題，准確地把局黨委決議和領導的要求落實到工作的各個方面和各個環節。四是有大局意識，做到心中有大局，工作為大局，辦事顧大局。要善於從大局的角度思考問題，正確處理大局和小局、全局利益和局部利益的關系，個人利益要服從、服務於全局利益。
必須有責任擔當。辦公室人員要有高度負責的精神，自覺做到在標准上求高，措施上求嚴，工作上求實，督辦上求真。要主動磨礪自我，勇於促進自我，不斷調節自我，把甘守清苦，無私奉獻擺在第一位，勤干實干，默默無聞地當好鋪路石。
必須有謙遜態度。要有忍讓精神，具備寬容之心。辦公室工作與各科室和各單位之間接觸頻繁，尤其是督辦工作，傳達任務，協調工作時，磕磕碰碰在所難免，遇到此種情況時，首先要高姿態，顧大局，以最大限度的促進工作為目標，負重前行，頑強拼搏。
二、堅持學習理念，提升三種能力
加強知識更新，提升材料組織能力。加強學習、寫好材料是辦公室工作的基本功。民政工作涉及面廣、職能來往多、材料要求高，我們時刻處於「備戰狀態」。要提升文稿質量，必須加強學習，把功夫下在平時，「多動筆、勤請教」，加強對公文寫作、調查研究、信息採集等業務知識的更新，加強對民政工作各個領域的學習，加強對市場經濟、法律、歷史文化等相關基礎知識的學習。具備較為廣博的綜合性知識和社會常識，做到工作中得心應手，應付自如，真正成為懂政治、懂經濟、懂法律、懂管理、懂業務的材料能手。
加強信息宣傳，提升良性導向能力。信息宣傳是辦公室的重要工作。第一時間、第一渠道為領導提供有價值、有見地、有分量的各類信息，是辦公室發揮參謀助手作用的重要職責。辦公室貼近領導要求、貼近民政實際，著力提高信息宣傳工作的質量和水平。一年來，我們爭取領導重視，強化責任落實，構建了信息採集網路，完善更新潛江民政門戶網站，及時向上報送信息378篇，創辦了《潛江民政》刊物，及時刊發有價值的調研文章和新聞信息，既為領導決策提供了依據，又擴大了潛江民政的知名度。
加強調查研究，提升助謀大事能力。調查研究是謀事之基、成事之道。局領導的工作視野有多寬，辦公室工作人員的工作觸角和責任范圍就應該有多寬。要做好調研工作，幫助領導謀大事，辦公室要做到以下幾點：一要發揮優勢。充分發揮聯系面廣、綜合性強和熟悉單位工作思路、工作意圖的優勢，發揮政策水平相對較高、文字表達能力相對較強的優勢，採取專題集中調研、協調有關科室、單位聯合調研和跟隨領導下部門調研等多種方式，積極主動地開展調查研究。二要突出重點。要緊扣領導的決策需求，從領導關注又亟待解決的問題中選題，立足於出大主意、當大參謀，抓住一些事關全局的戰略性、前瞻性問題進行調研，形成比較成熟的意見和建議，適時提供給領導同志參考。三要多出精品。精品是調研工作質量和水平的重要標志。要堅持從全局的高度發現、分析和思考問題，善於揭示事物的本質，善於發現規律性的東西，善於找出工作中的突出問題，善於總結部門的新鮮經驗，善於創造性地提出解決問題的思路和辦法，多出調研精品。
三、明確角色定位，把握三個標准
辦公室工作的同志與領導的關系從職能上講，是領導與參謀助手的關系；從組織上講，是上級與下級的關系；從政治上講，是公事與同事的關系。要真正做到為領導服務，為黨委服務，為全局利益服務，必須明確角色定位，確立輔助意識，把握三個標准。
參政有方。所謂「方」，就是要講究方法。參謀的方式是多種多樣的，可直接進言，交談自己的觀點、看法、意見，也可通過調查報告、起草講活、報送信息、提出建議等。要根據領導的個人特點和涉及事物的具體情況，確定參與議事的方式，使自己的思想、觀點、認識與領導的意志溶為一體，被領導認可和採納，方能達到參政的目的。發揮參謀助手作用。辦公室必須隨時當好領導的「耳目」、「外腦」，眼觀六路，耳聽八方，把握上情，了解下情，綜觀工作全局，大量收集、整理信息，綜合研判、做到較強的針對性、分析的全面性、觀點的實用性、決策的正確性。
謀政有度。所謂「度」，就是要掌握分寸。要做到：一是「到位不越位」。辦公室在領導決策中處於輔助從屬地位，參謀只能幫助決策，不要代替領導決策。二是「理解不曲解」。對領導的工作意圖，必須要有正確的認識。不曲解領導的意圖。三是「直言不諱言」。幫助領導正確決策，發表觀點要「錦上添花」，提出問題要「秉筆直諫」。四是「參謀不摻和」。辦公室比別的科室接觸領導多，進言機會多，領導徵求意見多，不能因為領導信任影響日常工作，要把領導信任當作工作動力。
言政有時。所謂「時」，就是要把握火候。要思維在前，服務在前，參謀在前。在領導未成熟主意前適時提出建議，在領導決策前適時拿出主意，對領導採納了的建議、主張要及時實施；對未採納的，不能自棄，要服從領導，服從整體利益。
四、提升整體能力，樹立三種作風
隨著經濟社會的發展，民政工作的職能不斷延伸，要適應新形勢民政工作的新標准，適應領導決策的新要求，適應辦公室工作新理念，辦公室工作人員必須樹立三種作風。
樹立雷厲風行的作風。辦公室每一項工作都要「求真」，任何時候都要「務實」，任何工作都要說到做到，做就做好，雷厲風行。要有勤奮的精神，兢兢業業、任勞任怨、勤於思考、勤於總結、反應快捷;要有正確的方法，不管做什麼工作，都要力求找准最佳的對策和方法，確保各項任務不折不扣完成。
樹立愛崗敬業的作風。「敬業」就是「專心致志以事其業」。一個人是否敬業，直接反映其職業道德水準的高下。辦公室既是一個磨煉人、鍛煉人的地方，也是一個出成果、出人才的地方。辦公室的工作「牽一發而動全身」。因此，我們每一位同志都 「身」到「心」到，盡職盡責，經常加班加點，工作時基本上都是「白加黑」、「5加2」， 保持每天提前半小時到崗，推遲一刻鍾下班，八小時之內不離崗，24小時不關機，確保隨時「拉得出，頂得上」。
樹立團結協作的作風。團結出凝聚力、出戰鬥力。唯有團結協作，辦公室的整體效能才能充分顯現。一要講協作。要積極建設和諧辦公室，進一步增強辦公室的協作精神和團隊意識。在工作中各司其職、各盡其力;在日常工作要互通有無、加強交流;在日常辦事時互相支持，及時補台;在急、難、重任務面前互相幫助，共同面對。二要講風格。要為人誠懇，不要斤斤計較;要以工作為重，心胸寬廣，大事講原則，小事講風格，做到相互理解、相互支持、互相關愛，努力營造風正、氣順、心齊和想幹事、會幹事、能幹事、干成事的良好局面，為民政事業快速發展、科學發展發揮應有的作用。
② 九江市人事局戶口、檔案問題的咨詢
你的戶口遷移證在你的手上，說明你的戶口還沒有落，也就是說 戶口在你手裡。
建議：1.到你原戶籍所在地人事局報道。（拿報到證、檔案等與你畢業有關材料，）
2.你的檔案只能落在九江人才市場，強烈建議你把檔案進行人事代理，做職稱和轉正定級。對以後你的工齡計算和檔案轉遞有好處。
3.只有身份從畢業生變成幹部身份你才能把檔案轉到廣東
③ 已經在九江市教育局報道然後也說把檔案調到人才市場,這樣調轉檔案算成功了嗎
你需要人才市場開具調檔函，然後到教育局提檔案，再轉入人才市場辦理就行了，每年需要保管費的
④ 如何做好好辦公室檔案管理工作
1、根據辦公室領導的要求，完成有關報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復印及傳真等工作，及時送交領導或按要求傳送給客戶。 2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。 3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。 4、根據要求采購日常辦公用品，並及時登帳。管理本部的財產帳目（低值易耗品、固定資產）。做好辦公室設備管理及維修。 5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發日常報刊雜志及郵件交換。 6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。1、負責組織部召開的各種會議的會務工作，做好會議記錄，起草會議紀要、簡報，協助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況。 2、做好各類文件的登記、保管、轉發、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經費本。 3、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批復等文檔。 4、做好辦公室勤雜內務工作、文書檔案管理，做好上級及校內有關文件收發、登記、傳閱、下發和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發放各種學習材料。 5、做好部信件登記、分發、寄發工作，受理黨員幹部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領導匯報。 6、協助部領導協調各個崗位的工作關系。 7、深入基層單位調研做好部領導的參謀和助手。 8、協助做好部辦公室的日常工作。 9、做好部領導交辦的其他各項工作。 技能要求： 1、大學本科，經濟或中文專業，2年以上秘書工作經驗； 2、良好的組織、溝通能力； 3、流利的英語聽說讀寫能力； 4、熟練的計算機操作技巧。
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⑤ 如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：
（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；
（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由於實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；
（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由於受到計算機網路及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特徵。傳統檔案的特徵為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特徵為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特徵及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由於採用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體並不固定。實際操作中若採用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由於其為紙製品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求並不高。
歸檔時間不同
當文件辦理完成後，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成後可在計算機網路及信息技術的支持下傳送給檔案部門，並需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，並定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網路及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件後應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙製品材料進行存儲，管理中佔用一定的空間，並需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件後進行唯一的文件編號，並給出相應的分類號與檔案號，其中採用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
⑥ 黨史學習中加強辦公室檔案工作的整改措施怎麼寫
咨詢記錄 · 回答於2021-09-06
⑦ 九江市國土資源局檔案室的檔案工作
2000年，九江市國土資源局檔案工作實現了飛躍。為進一步提升管理檔次，2000年初，九江市國土資源局成立了以局長為組長的檔案升級管理領導小組，全力以赴做好檔案升級達標工作，經過共同努力，於同年底順利通過考核認定，晉升為省一級檔案工作目標管理單位。
九江市國土資源局檔案工作首先從制度上下功夫，建立和完善了《文件材料立卷歸檔和檔案移交制度》、《檔案保管制度》、《檔案資料查閱利用制度》、《檔案安全保衛、保密制度》、《檔案登記統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《分管檔案工作領導的職責》和《歸案人員崗位責任制》等8項管理制度，內容涵蓋了檔案的收集、保管和利用各個方面，保證了檔案管理各個環節都有法可依、從事每項工作的人員都明白自己的責任和義務，提高了檔案工作的整體協調水平。 九江市國土資源局把檔案工作的重點放在檔案的管理和保護上。檔案人員主動到各個科室收集資料，用1年的時間整理出了建局10年來所有的檔案，共計2382卷，其中文書檔案490卷、業務檔案1192卷、科技檔案13卷、合計檔案395卷、照片500張、錄像帶7盒、實物檔案15件、資料305冊（本）。2002年，九江市國土資源局組建後，原地礦局大量檔案資料隨之移交，局及時組織人員開展了整理工作。
切實做好檔案的保管工作，除按「八防」的規定對檔案實施嚴密保護外，對其查閱也做出了嚴格規定，借閱檔案一律登記，限時歸還。 為更好地開展檔案的利用工作，提高利用效率，檔案室建立了完整的檔案檢索體系。查全率、查准率達95%以上。並採用了微機檢索系統，現在可以很方便的利用微機進行檢索，查找速度和准確率比傳統方法提高了數倍，大大地節約了時間，提高了效率。
為開發利用檔案資源，檔案室積極開展檔案編研工作，整理編寫了《九江市土地管理局大事記》、《組織機構沿革》等重要專題資料，這些資料為九江的土地管理事業理出了一個清晰的脈絡，也為將來編寫完整的《九江土地誌》打下了堅實的基礎。
⑧ 關於辦公室檔案管理的方法
綜合檔案室管理暫行規定
為了進一步加強中能集團公司的檔案管理工作, 促進集團公司各單位部門各類檔案的收集、整理、歸檔管理和利用，有效地保護和利用檔案資料,維護與保障集團公司的合法權益,促進集團公司健康的發展，集團公司的檔案管理工作，按照「集團公司統一領導,統一管理 」的方針，施行「集中定點與分散保管，分級查閱」相結合的管理原則，全面做好集團公司的檔案管理工作。 根據集團公司檔案管理工作的相關要求、施行辦法及有效貫徹執行的精神，特製訂本暫行規定。
第一條 綜合檔案室是在中能集團公司的統一領導下，主管全集團公司各類檔案（除財務檔案）的工作部門。本規定所稱的檔案是指過去和現在中能集團公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有存儲價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 綜合檔案室所保存的各類檔案（資料），系中能集團公司檔案的一部分，其所有權屬中能集團公司，任何人不得私自挪用、毀損。檔案工作由中能集團公司統一領導,綜合檔案室負責接收、收集、整理、立卷、保管檔案和提供其利用工作,並監督各部門,各下屬子公司的檔案管理工作，各分公司各部門指定兼職專人負責檔案管理工作(即資料員)。
第三條 綜合檔案室掛靠集團總裁辦公室。設專職工作主管一人，兼職檔案管理人員若幹人。總裁辦公室主任兼任綜合檔案室主任。綜合檔案室在業務上接受上級檔案局、處（室）的業務領導（指導），行政上接受集團公司的領導與監督。
第四條 綜合檔案室對全集團公司的生產、科學技術、質量管理、人事、行政文書、基建、財務、設備等檔案資料，按照「統一領導、統一管理」的方針，遵照「集中定點與分散保管、分級查閱」相結合的原則，全面做好集團的檔案管理工作。其主要職責是：
1.積極貫徹、認真執行國家檔案法和中能集團檔案管理工作的具體規定要求，及時制定與修訂集團公司檔案管理工作的具體操作條例和辦法；
2.督促指導集團公司各單位部門對各類檔案實施預立卷和資料的積累、收集、整理、成卷、歸檔、編目、統計工作，並對全集團公司的檔案實行集中統一管理；
3.屬於中能集團公司綜合檔案室保管的檔案，各分公司單位部門的資料員要做好平時文件的預立卷工作,並在事件結束後,或在每季度第一個月的十日前,將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊,移交綜合檔案室保管,任何人不得據為己有；
4.屬部門保管的檔案資料,在每季度第一個月十日前匯編成冊，上報集團綜合檔案室,各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交集團綜合檔案室；
5.積極開展檔案知識的宣傳教育培訓，收集和整理檔案資料信息，提供檔案信息利用服務；
6.嚴格執行集團檔案管理保密安全制度，確保檔案完整安全；
7.及時承辦與完成主管領導交辦的有關檔案工作的事宜。
第五條 中能集團綜合檔案室根據集團公司檔案管理的有關規定，結合與遵照執行國家檔案法和上級檔案機關的有關條例規定，有權組織參加集團公司的生產經營管理等專項課題項目執行情況的檢查、成果鑒定、生產經營及重點工程的竣工驗收等重大活動（事件）的籌措組織。
第六條 集團公司綜合檔案室工作人員必須堅持四項基本原則，熱愛本職工作，認真鑽研業務，不斷提高自身素質和管理水平，為做好和發展中能集團公司的檔案管理工作做出貢獻。
第七條 對積極認真做好檔案的收集、整理、保管、利用並做出顯著成績的部門或個人，集團綜合檔案室有權向上級主管領導提出表揚或申報獎勵等建議的責任。
第八條 對違反檔案法或不執行集團有關檔案管理規定的部門或個人，造成檔案破損、丟失的，綜合檔案室有權給予批評或視情節輕重建議給予以批評教育、罰款、行政處分等違規處罰的責任。
第九條 處理條例：有下列行為之一,據情節輕重,給予20---500元扣薪處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:
1、毀損,丟失或擅自銷毀集團企業檔案；
2、擅自向外界提供,抄摘集團企業檔案；
3、塗改、偽造檔案及一切違反集團公司檔案管理規定的行為；
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；
5、未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
第十條 責任：
1、本管理制度適用於中能集團公司各單位部門及員工；
2、本管理制度執行與監督責任部門為集團公司總裁辦公室和企劃部,第一責任人為集團專職檔案管理員和各部門指定的專職或兼職資料員;第二責任人為專職或兼職資料員所在部門的部門經理（部門負責人）。
第十一條 本制度條例如與國家檔案法、上級檔案機關的有關規定不符時，依上級的規定為准。
第十二條 按照檔案管理達標升級規范的要求，集團公司綜合檔案室對檔案管理制度，要根據中能集團企業發展的需要，及時修訂與逐步進行全面完善，逐步制訂檔案管理制度和檔案管理法律法規的牌板，逐步分階段在集團公司綜合檔案室全部規范上牆。這些制度包括檔案工作人員職責、檔案借查閱制度、檔案歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案管理員崗位職責、聲像檔案管理辦法、實物檔案管理辦法、檔案安全管理制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、兼職檔案員崗位職責等。
第十三條 附則：檔案室常規管理制度、檔案收集、檔案整理、檔案立卷、檔案保管與銷毀、檔案的開發和利用、檔案借閱、檔案的保密等制度。
（一）檔案室常規管理制度
1、中能集團公司各種檔案的管理工作，要符合科學性、規范性、系統性的要求，做到存放有序，查找方便，按規定要求將檔案分類排放、排列整齊。
2、保持檔案室清潔、乾燥和衛生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作；定期檢查保管情況，確保檔案的安全，做到無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。
3、檔案室內禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品，經常檢查檔案室消防器材。
4、嚴格保密制度，做好檔案安全保密工作；未經允許，外人不得隨便進入檔案室。未經批准，任何人不準將檔案帶出檔案室，更不準私自摘抄、外傳，要嚴格遵守保密制度。
5、檔案管理人員做到人走加鎖、關窗，妥善保管檔案室鑰匙，確保檔案室安全。
6、熟悉檔案室情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡退色的檔案，按規定要求及時復制。
7、有檔案室溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進行分析，制定管理計劃。
8、借閱檔案資料須經檔案管理工作主管領導同意，並辦理借閱登記手續。未經集團公司主管領導批准，不允許外借檔案資料，同意外借的檔案資料，一般也只允許外借檔案復印件，原則上檔案原件不允許外借，借閱人要愛護檔案原件，用後及時歸還。（重要檔案未經集團總裁批准同意，任何人不得外借）
9、切實做好日常防範工作，做到人離燈滅，切斷電源，消除火災隱患，保證檔案安全。
（二）檔案的收集制度
集團公司的檔案工作者，要按照有關規定，把公司各部門及每個人手中分散的有關生產、技術、質量、基建、設備、人事、行政、財務、經營管理等方面的文件材料及各種資料，經過挑選，集中於集團公司指定的檔案室統一管理。任何部門和個人都不得私自保存、佔有、銷毀和帶走應歸檔的材料。
1、依法按章
檔案的收集必須依法按章，按照中能集團公司的規定要求保質保量嚴格及時分類歸檔 。公司各部門全體員工都要明確檔案管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，明確工作性檔案資料與個人學術、科技發明等具有知識產權的資料的區別。管理部門不應把屬於具有個人知識產權范圍的資料強行收集（個人自願貢獻的另當別論），個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。
2、完善機制
建立檔案收集的工作制度和考核制度，必須建立必要的機制，明確對收集的范圍、對象、時限等要求。
（三）檔案的整理制度
中能集團公司的檔案整理，是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類、組合和編目，使其系統化、科學化，有利於檔案的保管和使用。
1、規范分類：公司檔案的整理要服從整體調控，不各行其是。整理辦法:
（1）方法:以問題特徵為主,立小卷,一事一卷.
（2）步驟:
A、檔案收集
文書檔案:當年立前一年的卷,並預立當年的卷；在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》管理歸檔.
生產科技檔案類:以生產科技的項目、產品類別等資料整理成冊.
B、檔案整理 根據分類和按時間整理.
C、檔案分類 依據檔案來源、時間、編目、內容、單位、編碼順序分成若干層次和類別；歸檔前按規定要求將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
D、立卷整理 區分不同價值，確定保管期限:永久,長期,短期.
2、保持結構完整性
公司檔案的整理，要按照生產、技術、質量、基建、設備、人事、行政、財務和經營管理活動過程中所形成的檔案資料、自身規律等進行檔案整理，保持其結構的完整性。
3、保持整體系統性
集團公司檔案的整理，要按照各類檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持其歷史聯系，保持其整體的系統性。
（四）檔案的立卷制度
1、為了有利於集團公司立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用，按照規定要求，推行預立卷制度。
2、集團公司各有關部門兼職檔案員，首先要進行培訓學習，按規定要求、按預立卷類目進行檔案材料的及時收集、積累，並定期進行整理。
3、集團公司檔案室要隨時了解、督促、檢查、指導兼職檔案員做好檔案預立卷工作。
4、組卷必須遵循文件材料形成的規律，保持其相互之間的有機聯系，便利於查考和利用。
5、組卷的技術要求：
（1）內容相同的文件材料組成一卷，同一內容的文件材料數量多時，可分別組成若干卷，每卷不超過 150頁；
（2）卷內密不可分的文件材料按正件在前，附件在後；列印在前，定稿在後；批復在前，請示在後的順序排列；
（3）按順序編頁號，頁號位置在非裝訂線一側的上角；
（4）填寫卷內目錄及備考表。每份文件材料必須註明單位部門、責任者、時間；
（5）卷內材料一律拆掉金屬物，用線裝訂，破損的文件材料應進行修補；
（6）案卷封面各欄目應填寫齊全，標題擬寫應簡明扼要，並體現編著審定者、問題（內容）、文種三要素；
（7）檔案封面和卷盒按有關規定要求執行。
（五）檔案的保管制度
1、必要的硬體保障
為了檔案的完整和安全，工作的方便，一般應實行「三室分開」，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，必須要做到檔案庫房獨立。檔案庫房要保證通風、乾燥，配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施，要有可行的防盜設施。
2、完善的軟體建設
建立檔案管理的常規工作制度。如收集、整理、分類、立卷、
借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度。建立相應的工作資料。
3、認真做好歸檔驗收工作。檔案室應對整理組卷完畢後檔案進行入檔存前的鑒定和驗收，凡不符合要求的，必須重新整理合格後才能歸檔。
4、按集團公司的規定要求做好分類編號工作。
5、按集團公司的規定要求做好編目工作。目錄每條目基本著錄項目包括：順序號、檔號、題名、日期、頁數、保管期限等。實行計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現檢索、統計等機上操作。
6、按照檔案順序號，依次排列上架。
7、要定期全面檢查，並做好檢查記錄，發現問題要及時採取補救措施，並報告分管領導，確保檔案安全。
8、要嚴格做好鑒定和銷毀工作。要根據歸檔范圍和保管期限表，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見，並經集團公司總裁授權的主管領導批准。銷毀檔案，必須報集團公司總裁或總裁授權的主管領導批准,銷毀檔案時必須有兩人以上監銷，並在銷毀清單上簽字。
9、認真做好檔案統計工作與重要檔案備份工作。
（1）建立檔案的收進、移出、利用、銷毀等統計台帳，及時報送統計報表。
（2）建立檔案備份制度，集團公司所有有重要價值的文件、報表、業務記錄等必須備份.；各部門應盡量採用電腦管理和工作,便於業務資料的數字化處理和保存；對存入電腦的資料檔案,按《計算機管理辦法》管理.；備份盤與原盤應分開存放,公司的備份盤應在公司外保存。
10、及時做好檔案的補充工作。歸檔的文件材料如有遺漏，集團公司組織各部門應及時補充歸檔，檔案室應將補充歸檔材料插入相應的案卷或另行組卷，排在對應年度案卷目錄的最末位。
（六）檔案的開發和利用制度
1、提供利用
（1）集團公司檔案室按借閱制度規定，辦理檔案的出借、查閱手續，並做好借閱記錄，對借出檔案，應定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，報集團公司主管領導；根據情節輕重，對責任人給予必要的教育和處理。
（2）檔案室應提供檢索工具，指導利用者查找檔案，並解答利用者各種有關問題。
2、信息開發
（1）集團公司要組織專業人員利用各類檔案編輯各種形式的、能有效服務於生產經營的參考資料和匯編，如生產科學技術工藝匯編、設備開發改制利用與管理匯編、生產經營管理等科學技術革新經驗匯編等，為生產經營管理工作提供信息服務。
（2）檔案室要注意收集技術革新、生產經營管理等檔案的利用事例，並將典型事例匯編成冊，鼓勵和推動利用現存檔案為集團公司的生產經營管理工作改進報務。
（七）檔案借閱制度
1、調閱一般的會議記錄、會議紀要和不重要的文件，須經主管部門辦公室領導或其它有關部門檔案主管領導批准。調閱集團辦公會議記錄和集團公司的重要文件，須經集團公司的主管領導批准。
2、集團公司各單位因工作需要查閱本單位歸檔的檔案，經主管部門辦公室領導批准，可以直接到檔案室調閱。查閱非本部門單位的重要檔案，須經文件歸檔單位領導同意，並經集團公司主管領導批准。
3、查閱生產技術等科研檔案，本課題人員按有關規定可以直接到檔案室調閱。非本課題人員查閱時，須經課題負責人和主管部門領導批准。
4、公開的檔案，憑單位部門介紹信、證件、說明利用檔案的目的和范圍，在檔案室辦理相關手續可查閱。須借出時，不得超過五天，並經主管領導批准。逾期不歸還者，檔案室工作者要及時催還。
5、閱檔案的人員，必須保守檔案的秘密，保證檔案的安全。不得塗改、勾劃、裁剪、拆散、抽頁、調換或擅自復印、轉借，違者要追究責任。
6、因公司工作需要借閱文檔的,應填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外藉手續,經部門辦公室領導核准，集團公司主管領導批准,方可帶出,用畢即歸還.閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、塗改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。外單位借閱檔案，須持本單位介紹信，經集團公司主管領導同意後方可到檔案室調閱。原則上檔案原件不允許外借，一般只允許外借檔案復印件；重要檔案原則上都不外借，按規定要求在檔案室查閱。
7、借出後歸還的檔案，檔案人員要認真核對，詳細檢查，發現問題要向借閱人當面提出，查明情況進行記錄，並向主管領導報告。
8、摘錄或復制檔案，須經檔案人員校對無誤後，加蓋印章，以資證明。對重要的或密級的檔案資料需要復制時，必須經有關單位主管領導同意，否則，不能隨意復印。
9、借閱檔案，必須進行登記簽名。查閱者利用檔案後要填寫《利用效果登記表》，由檔案室存查。
10、嚴格控制外借檔案，認真履行借出檔案審批手續。
（八）檔案保密制度
1、認真學習與貫徹執行國家《保密法》和《保密法實施辦法》，嚴格執行集團公司檔案管理規定，增強保密意識，正確認識和處理市場經濟條件下的企業檔案保密工作。
2、檔案工作人員必須遵守保密法規，履行保密職責，對中能集團企業的秘密具有高度責任感，無論在任何情況下，都要以確保中能集團企業的秘密安全為重。
3、嚴格履行檔案的收進、移出、借閱、消毀登記手續，嚴防失泄中能企業檔案秘密。
4、嚴格按照中能集團公司的有關規定開放檔案，不得任意擴大開放范圍。
5、特殊情況需要復制和摘抄帶密的檔案材料，必須經集團總裁或總裁授權的主管領導批准，方能復制和摘抄。
6、檔案室工作人員不得向無關人員泄露檔案室藏情況。
7、不得在辦公室與非工作人員談論檔案秘密。
8、不該說的秘密絕對不說，不該問的秘密絕對不問。
9、不得將秘密文件材料帶進公共場所。
10、不得在公用場合、公用電話等議論檔案秘密事項。
（九）本規定自頒布之日起實施
⑨ 做一個檔案辦公室人員，都需要做哪些工作，該怎麼做，如何使自己充實起來
學校分管檔案工作領導的職責范圍
一、組織全校性的學習、宣傳、貫徹國家檔案法規和上級有關檔案工作的各項方針政策活動。經常聽取檔案的部門的工作匯報；
二、加強對檔案工作的領導，把檔案工作納入學校的整體發展規劃並列入學校議事日程，督促各職能部門明確分管檔案的負責人和兼職檔 案員；
三、定期研究、檢查檔案工作的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持、改善工作條件，幫助解決工作中出現的困難。使檔案工作與學校其他工作同步協調發展；
四、組織領導對到期、超期保管的檔案進行鑒定，審批檔案存毀的意見，維護檔案的安全。
綜合檔案室主任崗位職責
一、負責制定本室工作計劃，進行學期、年終總結，擬定規章制度，並組織實施。貫徹執行檔案工作法規；
二、在分管校長領導下，組織召開全校性的檔案工作會議，承辦檔案協作組交辦的工作；
三、對本室管理的各門類檔案的系統、准確、安全負有完全的責任；
四、經常檢查、督促檔案工作人員做好檔案工作的接收、整理、保管、鑒定、統計工作；
五、組織本室工作人員深入各職能部門檢查、監督，並幫助做好立卷歸檔工作；
六、對超過保管期限的檔案提出存毀的初審意見，報分管校長審批；
七、負責組織對校內各單位（部門）檔案員的培訓；
八、完成校領導交辦的其它工作任務。
檔案室工作人員崗位職責
一、根據國家和本校檔案工作的法規和制度，擬定檔案工作的各項管理制度，並在實際中貫徹執行；
二、堅持文書部門立卷歸檔制度，指導、監督、協助各部門文書立卷人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作；
三、對接收入庫的檔案進行分類、整理、編目上架並編制檢索工具，為學校教學管理工作及社會提供檔案信息服務。做好檔案的借閱記、利用效果的登記及統計工作；
四、做好入庫檔案保密和「六防」（防盜、防火、防鼠、防潮、防塵、防高低溫）以維護檔案安全。定期對全宗檔案進行檢查，發現問題及時解決；
五、負責對校內各單位（部門）檔案員的業務培訓；
六、對定期保管的檔案進行鑒定，提出初步存毀意見。
各職能部門分管檔案工作領導的職責
一、行使分管檔案工作的職責，組織制訂本單位的檔案工作實施辦法及有關規定，把檔案工作納入部門工作計劃、管理制度和管理人員圍，在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作；
二、指配一名備具有較好政治、業務素質的專（兼）職檔案人員，並保持相對穩定；並密切與綜合檔案室聯系，共同做好業務指導和檢查工作；
三、組織本單位人員學習檔案法規，執行學校檔案工作的規章制度，督促本單位工作人員注意平時文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作；
四、監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收的全過程；
五、檢查本單位專（兼）職檔案人員履行職責的情況，保證檔案工作時間並計算工作量，關心、幫助本部門秘書和兼職檔案人員，為本部門檔案工作解決實際困難提供必要條件；
六、會同鑒定本部門文件、檔案資料的存毀工作。
各職能部門兼職檔案的職責
一、負責本單位文件材料的收集、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料的完整、准確、系統；
二、積極參加業務學習和學術交流，掌握檔案工作基本知識，不斷提高業務水平；
三、檢查、督促本單位工作人員按時做好文件材料的歸檔工作，負責本單位留存檔案的保管和提供利用；
四、加強與學校綜合檔案室的聯系，積極提出改進工作的意見和建議。及時向本單位分管檔案工作的領導匯報工作。主動接受檔案室的業務指導和督促檢查；
五、不應歸檔的文件嚴禁歸檔，銷毀文件材料應按規定辦理，禁止私自銷毀；
六、本單位有關工作人員工作變動時，要督促其做好文件材料的移交工作；
七、注意文件材料的安全和保密工作