㈠ 怎樣做好檔案的收集和歸檔
一、規范公文處理，把好公文形成關
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然後交由辦公室負責印發。我部就屬於後者，由於各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：
1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等
2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。
3、公文主題詞標注不準確，不利於檢索查找。
4、數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
公文形成後，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日後的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：
1、對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。
2、要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將「檔案」裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。
3、要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：
1、檔案整理工作必須從平時做起。對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，後進行傳閱，閱辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應注重細節。對於本單位自生文件，領導簽發後，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，並統一裝訂成冊，初步完成「件」，由零散「頁」到集中歸整為「件」，到正式整理時裝盒為「卷」。初步做好檔案入庫前的各項准備工作。
四、善於交流，接受新信息，達到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。
總之，檔案管理工作具有很強的挑戰性。在今後的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落後，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。
㈡ 請高人指點如何收集整理基建檔案
可參照城建檔案館關於基建工程竣工檔案接收內容整理，必要時可到當地城建、土管、房產部門查檔。
廣州市城建檔案館關於基建工程竣工檔案接收內容和組卷順序的暫行規定
(廣州市建委一九八八年一月五日�以穗建〔1988〕005號文印發執行)
為了貫徹《廣州市城建檔案管理暫行辦法》(穗府〔1984〕21號)和《廣州市城建檔案進館范圍》(穗建〔1986〕143號)的規定，要求各建設單位及工程建設有關單位，按照國家關於基本建設程序和工程建設規范的要求，建立健全基建過程技術文件材料的歸檔制度，做好基建工程竣工檔案報送進館的工作，特製定本暫行規定。
第一條 廣州市基建工程種類
本規定所指的基建工程按其形式和功能可歸納為十二類：
一、工業建築工程(工廠、礦山、電站等)。
二、民用建築工程。
三、公用、市政、動力設施的站、場、廠工程(即給排水泵站，水廠，發、變、配電房或站，鍋爐房，壓縮空氣站，電話、電報、廣播、電視、衛星地面接收站或台，大型公共交通場或站，污水處理廠或站，環衛設施的廠或站等)。
四、各種地下管線工程(給排水、電力、電信、供熱、供氣、工業管道、人防通道及其它條狀地下隱蔽工程及其附屬構築物等)。
五、地下鐵道和隧道工程。
六、高壓架空輸電線路工程。
七、城市道路工程(城市主、次幹道，廣場，平交口，高速公路，一、二級公路)。
八、橋梁、涵洞、立交、高架路、天橋、過街隧道工程。
九、港口、碼頭、航道工程。
十、城市水利工程(河道、濠涌、渠道、水庫、人工湖、防洪堤壩、堰閘等)。
十一、鐵路工程(樞紐、線路的站、場、段以及輔助和附屬工程)。
十二、機場工程。
第二條 基建工程竣工檔案進館的基本內容。
凡列入《廣州市城建檔案進館范圍》的基建工程，其基建全過程所形成的技術文件材料(文字、圖表、聲象材料)，其形式和內容的有機聯系，並根據城建檔案館重點接收的要求，可歸納為六項內容：
一、基建依據文件(由建設單位、總承包公司、工程指揮部、房地產開發公司等甲方單位立卷匯總)。
二、竣工驗收文件(由建設單位、總承包公司、工程指揮部、房地產開發公司立卷匯總)。
三、勘察、設計文件(由勘察、設計單位立卷，甲方匯總)。
四、施工技術文件《由施工單位立卷，甲方匯總》。
五、竣工圖紙(由施工單位立卷，甲方匯總)。
六、聲象材料(由有關單位立卷，甲方匯總)。
第三條 各項接收內容的組卷順序
一、基建依據文件：
(一)項目建議書、小區規劃，申請報告及審批文件；
(二)可行性研究報告，設計任務書，環境質量報告書及審批文件；
(三)基建計劃和建設投資批文或相應的資金證明文件；
(四)徵用土地文件(拆遷補償安置協議，用地紅線圖，土地使用證等)；
(五)建築管理文件(各專業管理部門審核的設計要點，初步設計審查批文，報建表和報建審核意見書，建築位置放線復核記錄及附圖，建築許可證，質量監督合格證明，建管驗收合格證，產權證明等)；
(六)合同、協議、標書(大、中型重點和外資、合資項目的勘察、設計、施工、定貨、貸款、外經等的合同、協議、標書)；
(七)其它重要技術經濟計劃文件、函件、重要會議紀要、專家和領導的重要講話、決定。二、竣工驗收文件內容、格式和順序按粵建(85)86號文規定：
(一)工程建設總結報告；�
(二)試生產情況報告；�
(三)建設項目竣工驗收報告(按粵建〈85〉86號文附件表01)；�
(四)建設項目主要單項工程設計能力，開、竣工投產日期及實際達到的能力(同上文，表02)；�
(五)大、中型建設項目竣工工程概況表(同上交，表03)；�
(六)大、中型建設項目竣工決算表(同上文，表04)；�
(七)小型建設項目竣工決算表(同上文，表05)；�
(八)大、中型建設項目交付使用財產清單(同上文，表06)；�
(九)大、中、小型建設項目交付使用財產明細表(同上文，表07)；�
(十)竣工項目驗收交付的報告、文件和技術資料總目錄(同上文，表08)；
三、勘察、設計文件�
(一)勘察報告書及有關工程測量、水文地質勘察、工程地質勘察成果。
(二)初步設計文件(接收大、中型、重點、外資、合資項目的初步設計)。
1、總圖部分：
(1)設計文件目錄；
(2)設計說明書；
(3)有關明細表、一覽表；
(4)初步設計總圖：總平面布置圖、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、各種管線工程系統圖、地下管線綜合平面圖、鳥瞰圖、透視圖等；
(5)工藝流程圖。
2、設計總概算；
3、初步設計審查紀要。�
(三)技術設計文件。�
(四)計算書。�
四、施工技術文件�
(一)大型建設項目的施工組織管理文件(按總包匯總立卷)。�
1、施工組織設計和技術交底記錄；�
2、開工報告、停工報告、復工報告；�
3、重大質量事故分析處理報告；�
4、施工技術總結、竣工報告。�
(二)建材質量管理文件按單位工程立卷)。�
1、結構材料和建築材料的物理性能和化學性能的試驗檢驗記錄或綜合匯總表；�
2、主體結構或重要部位的試件、試塊、焊接記錄或綜合匯總表；�
3、材料、半成品、成品和設備的質量合格證原件目錄，並註明原件保存的檔案號；「匯總表」內容應包括：工程名稱、部位、材料名稱、規格數量、製作日期、試驗檢驗結果、責任者、匯總者、檢核者、使用的規程、特殊情況的處理等。�
(三)施工質量管理文件(按單位工程立卷)。�
1、施工測量成果：�
(1)永久性水準點坐位置；�
(2)建築物、構築物有主要設備基礎的軸線定位、水平定位復核記錄；�
(3)建築物、構築物的沉降、傾斜、變形觀測記錄；�
(4)管線工程竣工測量成果。�
2、隱蔽工程施工驗收記錄：�
(1)地基基礎工程施工驗收記錄或匯總表〔匯總表內容參見本項「(二)」〕；�
(2)鋼筋和焊接工程施工驗收記錄；�
(3)廚房、廁所、浴室無滲漏驗收記錄；�
(4)給、排水，電氣，暖通設備安裝施工驗收記錄；�
(5)絕緣電阻和接地電阻測試記錄和測試點分布圖；�
(6)其它重要部位和有特殊要求的隱蔽工程施工驗收記靈。�
3、管線、設備調試，試壓，試運轉和聯動試運轉記錄。�
4、單位工程質量評定表，單位工程交工驗收證。�
(四)設計變更文件(排列順序與相應的竣工圖紙一致)：�
1、圖紙會審記錄；�
2、材料、構件、設備代用審批單；�
3、技術核定單；�
4、設計變更通知單。�
各種施工用表統一用穗建施表1_33的格式。
五、竣工圖紙。
各類工程竣工圖紙按圖樣目錄收集排列，以單位工程分專業整理立卷。竣工圖中的「地下管線綜合平面圖」由甲方負責綜合繪制，甲方沒有能力繪制的，可委託設計或施工單位綜合繪制。�
(一)工業建築工程竣工圖。�
1、總圖部分，按建設項目或單項工程綜合整理立卷。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)總平面布置圖、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、土方工程圖表、透視圖、鳥瞰圖(與初步設計完全相同的可省略)；�
(5)室外地下管線系統圖、地下管線綜合平面圖；�
(6)消防工程竣工圖；�
(7)工藝流程圖；�
(8)生產設備安裝圖、設備清單。�
2、主要建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
(1)建築專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(2)結構專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(3)給、排水專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(4)電氣專業(電力、電信)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(5)暖通專業(採暖、通風、空調、製冷、供氣、供熱等)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙。�
3、輔助建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
4、重要附屬建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
5、配套工程竣工圖(道路、碼頭、橋梁)按單位工程，分專業整理立卷。工業建設項目用地范圍內一般生活、行政、文教等非生產技術性用房的竣工圖，生產設備檔案及其它專門檔案，由建設單位自行保管，不必向城建檔案館報送。�
(二)民用建築工程竣工圖。�
1、總圖部分、按建設項目或單項工程綜合整理立卷。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)總平面布置、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、土方工程圖表、透視圖、鳥瞰圖等；�
(5)大、中型公共建築的環境藝術裝修工程(園林、雕塑、燈飾)圖紙目錄、設計說明、有關詳表、圖樣；�
(6)室外地下管線系統圖、地下管線綜合平面圖；�
(7)消防工程竣工圖。�
2、主要建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
(1)建築專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(2)結構專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(3)給、排水專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(4)電氣專業(電力、電信)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(5)暖通專業(採暖、通風、空調、製冷、供氣、供熱等)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關評表、竣工圖紙。�
(6)大型公共建築的室內藝術裝修及裝飾品設計圖紙目錄、設計說明、有關詳表、圖樣。
3、附屬配套工程竣工圖，按單位工程、分專業整理立卷。�
省、市黨政軍領導機關大院、大專院校、小區、公園等群體建設工程，重點接收總圖部分及代表和建築水平較高的建築物和重要輔助建築物、構築物(如給、排水泵站、水塔，發、變、配電房，鍋爐房，煙囪，污水處理站等)的竣工圖和施工技術文件。�
(三)市政、公用、動力設施的站、場、廠、房工程竣工圖。�
1、總圖部分，按建設項目或單項工程綜合整理立卷。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)總平面布置、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、土方工程圖表、透視圖、鳥瞰圖等；�
(5)室外地下管線系統圖，地下管線綜合平面圖；�
(6)消防工程竣工圖。
(7)工藝流程圖；�
(8)生產設備安裝圖、設備清單。
2、主要建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。
(1)建築專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；
(2)結構專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(3)給、排水專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(4)電氣專業(電力、電信)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(5)暖通專業(採暖、通風、空調、製冷、供氣、供熱等)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關評表、竣工圖紙。�
3、輔助性建(構)築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。
4、附屬、配套工程竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
5、重要設備圖紙：圖紙目錄、說明書、圖紙。
1、總圖部分，按建設項目或單項工程綜合整理立卷。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)總平面布置、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、土方工程圖表、透視圖、鳥瞰圖等；�
(5)各種地下管線系統圖，地下管線綜合平面圖；�
2、橋梁的建築、結構專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙〔如平面圖、縱橫軸線點陣圖、縱橫斷面圖、橋梁構造圖、結構圖(包括基礎，上部結構，下部結構)、橋面排水孔布置圖等〕。�
3、排水設施竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙。�
4、橋梁的附屬、配套工程竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
5、特殊涵洞工程竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、平面圖、縱橫斷面圖、結構圖。�
6、其它。�
(九)港口、碼頭、航道工程竣工圖。�
1、總圖部分，按建設項目或單項工程綜合整理立卷。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)總平面布置、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、土方工程圖表、透視圖、鳥瞰圖等；�
(5)各種地下管線系統圖，地下管線綜合平面圖；�
(6)消防工程竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(7)集運和疏運系統工藝流程圖，起重、裝卸、傳輸設備安裝圖；�
(8)通訊、導航標志和設施圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工詳圖。�
2、主要建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
(1)建築專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(2)結構專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(3)給、排水專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(4)電氣專業(電力、電信)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(5)暖通專業(採暖、通風、空調、製冷、供氣、供熱等)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關評表、竣工圖紙。�
3、各種輔助、附屬和配套工程竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
4、其它。�
(十)水利工程(河道、濠涌、渠道、水庫、人工湖、堤壩、堰閘等)竣工圖。�
1、河道、濠涌、渠道工程竣工圖。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)水系圖，工程總平面圖；�
(5)附屬建築物、構築物竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(6)其它。�
2、水庫、人工湖工程竣工圖。�
(1)圖紙目錄、各種詳表；�
(2)設計說明；�
(3)總平面圖、區域地形圖、流域面積圖、觀測設施分布圖；�
(4)泄水構築物(溢洪、泄洪道)平面圖、斷面圖、結構圖等；擋水構築物(主壩、付壩)平面圖、斷面圖、結構圖等。輸水構築物(隧洞、水渠、架空、水渠等)平面圖、斷面圖、結構圖等；�
(5)水庫跨壩試驗及說明；�
(6)各種曲線圖、數值圖；�
(7)其它。�
3、大、中型水閘(排洪、防洪、蓄洪等)竣工圖。�
(1)圖紙目錄、各種詳表；�
(2)設計說明；�
(3)總平面圖、平面圖；�
(4)主要結構圖；�
(5)主要設備安裝圖；�
(6)其它。�
(十一)鐵路工程(全國性干線、地方性支線、專用線、鐵路樞紐、編組站、客貨運站等)竣工圖。�
1、總圖部分、按建設項目或單項工程綜合整理立卷。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)總平面布置、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、土方工程圖表、透視圖、鳥瞰圖等；�
(5)各種地下管線系統圖，地下管線綜合平面圖；�
(6)消防工程竣工圖；�
(7)大型車站的環境藝術裝修工程(園林、雕塑、燈飾)的圖紙目錄、設計說明、有關詳表、圖樣。
2、主要建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
(1)建築專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(2)結構專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(3)給、排水專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(4)電氣專業(電力、電信)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(5)暖通專業(採暖、通風、空調、製冷、供氣、供熱等)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關評表、竣工圖紙。�
(6)大型公共建築的室內藝術裝修及裝飾品設計圖紙目錄、設計說明、有關詳表、圖樣。
3、鐵路線路工程竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關明細表、一覽表，竣工圖紙(如平面圖、縱橫斷面圖、標准橫斷面圖、特殊路基處理圖、曲線圖、附屬構築物的平面結構、斷面圖等)。�
4、各種輔助、附屬、配套工程竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
5、其它。�
(十二)機場工程竣工圖。�
1、總圖部分，按建設項目或單項工程綜合整理立卷。�
(1)圖紙目錄；�
(2)設計說明；�
(3)有關明細表、一覽表；�
(4)總平面布置、區域地形圖、豎向設計圖、標准橫斷面圖、土方工程圖表、透視圖、鳥瞰圖等；�
(5)大型機場的環境藝術裝修工程(園林綠化、雕塑、燈飾)圖紙目錄、設計說明、有關詳表、圖樣；�
(6)室外地下管線系統圖，地下管線綜合平面圖；�
(7)傳輸系統工藝流程及設備安裝圖；�
(8)導航標志及設施分布圖。�
2、主要建築物、構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
(1)建築專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(2)結構專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(3)給、排水專業竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(4)電氣專業(電力、電信)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關詳表、竣工圖紙；�
(5)暖通專業(採暖、通風、空調、製冷、供氣、供熱等)竣工圖：圖紙目錄、設計說明、有關評表、竣工圖紙。�
(6)大型公共建築的室內藝術裝修及裝飾品設計圖紙目錄、設計說明、有關詳表、圖樣。�
3、各種輔助建築物構築物竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。順序法：圖紙目錄、設計說明、各種詳表、竣工圖紙。�
4、各種附屬、配套工程竣工圖，按單位工程，分專業整理立卷。�
5、跑道、停機場工程竣工圖，按單位工程整理立卷。內容、順序同「道路工程」。�
6、其它。�
六、聲象材料。�
(一)建設前後的正、側面照片、錄象。�
(二)建成後的內外景觀照片、錄象。�
(三)建築小品照片、錄象。�
(四)重要部位、隱蔽工程施工質量檢驗分析處理照片。�
(五)施工過程、奠基、開竣工典禮的實況照片、錄象、錄音。�
(六)其它有關聲象材料。�
第四條 1982年底以前建成項目檔案的進館
82年底以前建成的項目檔案，不齊全的要盡力進行補測、補繪，收集齊全，按要求整理立卷，向城建檔案館報送。其接收內容可適當簡化，主要有：�
一、其建依據文件。�
設計任務書，紅線圖，土地使用許可證，各時期報建表和審核表，產權證書。�
二、竣工驗收文件不全的應補寫建設項目概況。以工廠為例：工廠發展史；職工人數；產品名稱；年產量；主要設備及生產能力；原料、材料、燃料來源；運輸條 件；年量；生產用電、用水、用氣量；電源、水源、氣源狀況；三廢性質、影響、治理措施；改擴建條件和規劃。�
三、竣工圖。�
(一)用地范圍內工程項目一覽表。�
(二)總圖部分。�
(三)主要生產性、技術性、代表性用房的建築物、構築物、管線工程竣工圖。過去未編竣工圖的、應向有關設計、施工單位收集施工圖紙和設計變更文件，按穗建(85)13號文的要求補編竣工圖。�
(四)有關照片。�
第五條 案卷的整理排列和綜合匯總�
一、案卷的整理立卷，按穗建檔(85)13號文要求。�
二、文件多的，一項內容可組成幾個案卷(冊、袋)；文件少的，幾項內容可合並一個案卷。
三、一個建設項目可由一類至幾類工程所組成，由幾類工程所組成的綜合性建設工程技術文件材料的歸檔，屬本規定第二條 中的一、二、三項內容的，可按建設項目的范圍進行綜合組成案卷，排列有前；屬本規定第二條中四、五兩項(即施工技術文件和竣工圖紙)內容的，則應按單位工程分專業整理立卷，並按單項工程進行綜合，再按建設項目匯總，最後由建設單位、工程指揮部、總承包公司、房地產開發公司等負責將所有案卷進行審核驗收簽證，系統排列，編制總目錄簽寫檔案質量審核表和檔案移交書。向市城建檔案館報送。
㈢ 最基礎和用途最廣泛的收集資料方法是
在各種收集資料的方法中，最基礎和用途最廣泛的方法是文獻研究法。文獻研究就是以過去為中心的探究，它通過對已存在資料的深入研究，尋找規律，得出結論。只要是追根求源，追溯事物發展的軌跡，探究發展軌跡中某些規律的東西，就不可避免的採用文獻研究法。
文獻研究中應注意的問題
1、引用與剽竊。
面對所收集各種文獻資料如何正確使用他人資料呢？如果使用得當，既可使他人的研究成果得到繼承和發揚，又能豐富和提高自己。相反，如果使用不當或者惡意使用他人的作品，就會有抄襲剽竊之嫌。
2、 註明參考文獻。
文中引用的標著，引號編號標在引用正文的右上角。文後註明參考文獻的格式：作者、篇名、出版社、出版時間。
文獻研究法的優缺點
優點：
a.科研就無法接觸的對象
b.無反應性
c.研究費用低
d.保險系數相對較大
缺點：
a.傾向性
傾向性常常會是文獻部分偏離其描述和反應的事實
b.選擇性
選擇性常常使研究對象的范圍具有很大的局限性
c.信息的有限性
d.有些資料難以獲得
㈣ 資料收集
農用地分等基礎資料主要包括圖件資料、農用地自然條件資料、農用地利用資料、農用地經濟資料和其他資料。
（1）圖件資料。主要包括縣級土地利用現狀圖、土壤圖、地形圖、行政交通區劃圖、排灌工程現狀圖、農業區劃圖、土地利用總體規劃圖等。
（2）農用地自然條件資料。主要包括水文、土壤、地貌、農田基本建設和農業氣候補充資料。
（3）農用地利用資料。主要包括標准耕作制度中所涉及的指定作物的面積、單產、總產的統計資料，農業技術試驗資料，樣點土地利用條件等。
（4）農用地經濟資料。主要包括單位面積機械投入費用，單位面積水、電、油等費用，農資價格，運輸費用和農產品價格。
（5）其他資料。主要包括區（縣）農業資源調查資料，農業區劃資料匯編（土壤普查資料、地形地貌資料、農業氣候資料、水資源狀況資料），縣級土地詳查及土地利用變更調查資料，縣級氣象、交通、水利、規劃等部門的基礎資料，統計年鑒（2002 ～ 2004），縣級和鎮級「十五」、「十一五」社會經濟發展規劃資料。
㈤ 如何收集，整理資料
你問的問題涉及到搜集、整理資料的原則、方法和步驟。
按照資料獲取方式分為直接資料和間接資料。直接資料也叫第一手資料。第一手資料包括與論題直接有關的文字材料、數字材料(包括圖表)，譬如：統計材料、典型案例、經驗總結等等，還包括自己在親自實踐中取得的感性材料。間接資料也叫他人的研究成果。這是指國內外對有關該課題學術研究的最新動態。撰寫論文不是憑空進行的，而是在他人研究成果的基礎上進行的。
按照資料的呈現方式分為文獻資料和網路資料。根據文獻內容、性質和加工情況可將文獻區分為：一次文獻、二次文獻、三次文獻。一次文獻指以作者本人的研究成果為依據而創作的原始文獻，如期刊論文、研究報告、專利說明書、會議論文等。二次文獻是對一次文獻進行加工整理後產生的一類方面，如書目、文摘等檢索工具。三次文獻是在一、二次文獻的基礎上，經過綜合分析而編寫出來的文獻，人們常把這類文獻稱為「情報研究」的成果，如綜述、專題述評、學科年度總結等。
收集資料的原則
搜集資料工作一般要遵循「先內後外」、「先近後遠」、「先易後難」。第一、客觀性原則。這是搜集科研資料的首要原則。第二、真實性原則。第三、全面性原則。研究者必須搜集與研究課題相關的各個方面的資料。
收集資料的一般步驟
面對當前浩如煙海的信息資料，資料的收集者該這樣才能快速的找到有價值的資料呢？我想應該從下面幾個方面去查找和收集資料。問題的解決應該分成6方面進行。1、界定問題 2、擬定問題 3、取得資料 4、利用資源 5、整合資源 6、評價成果。
收集資料的方法
包括做卡片、 做筆記、 剪貼報刊。現在還包括應用網路進行瀏覽文獻，圖書管藏 、問卷調查，交談等方法來獲取資料。
資料的整理
一般可分為三步：
（一） 根據信息資料的性質、 內容或特徵進行分類。
（二）進行資料匯編。
（三）進行資料分析 。
㈥ 基礎資料匯編是什麼意思
就是把基礎資料整合到一起，編製成冊。
㈦ 城市總體規劃中，基礎資料收集與基礎資料匯編是什麼關系
前者是一項工作的過程，後者是本項工作的成果
㈧ 如何做好年鑒資料的收集和整理工作
如何做好年鑒資料的收集和整理工作
資料是編撰年鑒的基礎，是一切精神產品不可缺少的原材料。佔有大量、全面翔實的資料是編撰年鑒的先決條件。因此編撰年鑒必須捨得花費大氣力和足夠的時間進行此項工作。特別是年鑒條目基本擬定以後，資料工作就成為一段時期里的中心任務。
馬克思曾經指出：研究必須搜集豐富的材料。馬克思為了寫作《資本論》，閱讀了一千五百多種書籍，摘錄、筆記達一百多本。這對於我們編鑒人員來說，無疑是十分重要的指示和效法的典範。古人說：無征而不信。如果不首先做好資料的收集、鑒別和整理工作，編撰年鑒僅是一句空話。如果沒有大量新資料，就不可能寫出一部合格的新年鑒；如果沒有大量、全面、准確、典型的新資料，就很難寫成一部高水準的年鑒。
正因為年鑒保存資料多，通過資料，我們才能窺見一個地方發展史跡。所以，資料是維系著年鑒的生命，成也在資料，敗也在資料。在一些年鑒中，因資料收集殘缺不全，或者是誤用了一些失實資料，不僅影響了年鑒的質量，而且造成負面影響。所以，做好資料工作，對於編撰年鑒意義是重大的，我們一定要高度重視。
一、如何收集資料
年鑒既是以一定體例，反映一定行政單位，一定時期的政治、經濟、文化、軍事、自然現象和自然資源的綜合著述，相當於地方網路全書是精煉資料大匯集。資料收集工作是很關鍵又是一種基礎性的工作。必須扎扎實實，有計劃、有步驟地進行，任何投機取巧，企圖省力省事的做法都是不可取的。
（一）明確收集資料的時間，范圍和分類
1、收集資料時間。按來辦（2003）209號文件規定，編撰這部年鑒上限和下限是從1996年~2003年，時間跨度8年。因此，收集資料的時間也是從1996年開始到2003年止。也就是講要全面地、系統地、完整地收集8年以來各單位、各部門完成工作情況和有關數據。但要指出一點的是，從1996年~2003年8年時間有關情況和數字還要包括原柳州地區九縣一市，來賓市是從2002年12月28日掛牌成立，到現在也僅有一年多時間，如果不處理清楚，數據和情況很容易混淆，年鑒的質量也不高。對有關情況和數字的處理，還是要分開進行收集。原柳州地區的情況和數字就從1996年~2002年12月止，綜合收集這7年資料，綜合撰稿；2003年的資料就單獨收集、單獨撰稿。這樣做資料收集線索清楚，脈絡分明，寫起來也容易，這也是對歷史高度負責的具體表現。
2、收集資料范圍。編寫年鑒所要收集的資料，在范圍上便有地區性，時間性和全面性的特點。地區性，系指以收集本地區即所要編寫的年鑒的地區范圍為限。前人修鑒極重視此點，認為弄清年鑒所要包括的地區疆域乃是編鑒的前提，不要不分內外而漫無邊際地進行收集。即使收集外地區的材料，也不過為了供作參考或為提供對此材料而已。時期性，系指以收集年鑒體例所規定時限以內的材料為主，並本著詳近略遠原則進行取捨，但有關探本溯源、記述興革演變方面的資料，則可以向上延伸至地區建臵開始的時候，就此也只須扼要地述及即可，不必占過多的份量。全面性，或叫廣泛性，則指所要收集的資料必須包括本地區自然社會、人文各個方面，上至天文，下至地理，人文、風尚無所不包，舉凡政治、經濟、軍事、教育、科學、文化、民族、宗教、人物、方言、名勝、古跡……。只要對自然和社會發展有所考察價值的資料，均在徵集范圍之內。可見年鑒所需資料范圍之廣泛，內容之豐富。至於具體的收集范圍則往往可以擬定徵集綱目或收集提綱的方式加以提示。《來賓市年鑒》包括：基本情況（總述），政治、人大、政府、政協、人民團體、民族、宗教事務、人事、機構編制、民政、外事、華僑事務、信訪、行政審批、機關事務、法制、軍事、城建、國土資源、環保、工業、農業、交通運輸、信息產業、國內貿易、對外貿易、市場、旅遊、財政稅務、金融保險、經濟管
理與監督、中介管理、文化、教育、科技、衛生、體育、社會生活、各縣（市、區）概況、人物、地方法規、規章選編、附錄等43個條目。並且每一條目都有具體的分目，也是收集資料收集提綱，在提綱的統馭下明確收集目標、分工、進度、方法、以及輕重緩急次序，爭取做到事半功倍之效，力求避免重復、混亂和無效勞動。
3、資料類型。年鑒體例是條目體，一事一條。有綜合性條目、單一性條目之分。以條目來確定收集資料的范圍和內容，這是編寫年鑒重大突破。按照資料來源可分為三個方面：一是文字記載資料，二是口述資料，三是實物資料；第二種分類包括入書資料和背景資料、考證資料、參考資料等四種類型。入書資料是主要資料，背景資料、考證資料、參考資料都是輔助資料。入書資料是指全部寫進年鑒的著述資料，是經過精心篩選加工而成。這種資料也叫做主體資料和要素資料，這種資料要求是全面的、系統的、完整的，必須包括有五個要素。即：時間（指事情或事件發生在何年何月何日何時）、地點（准確無誤的地點，有時還註明原名或今名），事主（事情發生的經過，有始有末）、人物（當事人的姓名、性別、身份和職務，不能籠統稱同志、先生和女士）、原因和結果；背景資料是指對事態發生、發展、變化起著重要作用的歷史條件和現實環境的的資料，這種資料用不多，但起到重要作用；考證資料主要用於對某些有爭議的重大事件或人物進行考證，一般不入書。比如麒麟山人的來歷，就要到實地考察，翻閱有關檔案材料，不然，就不懂得麒麟山人到現在已有2~3萬年，處在舊石器時代。還有傳說楊貴妃是容縣人，就要有大量的考證資料作證明。不通過考證，就不能得出准確的結論；參考資料就是指作參考的材料。入書資料和輔助資料都是相輔相成的。
（二）收集資料前要處理好四個辯證關系
1、可靠性與可信性關系。可靠不等可信，而可信也必須可靠。可靠性與可信性是兩個不同概念，可靠性是指資料來源有根有據，記載摘錄無誤；可信性是對資料分析、考證、求真的結果，是資料准確性的更高層次。因此，可靠的資料不一定可信，而可信的的資料必須有事實和科學依據，不能主觀推測，妄加臆斷。如：1957年，有一個縣一個公社一農戶有1.12畝水稻收干谷3087斤，折畝產2756.3斤，資料來自自治區檔案館，並附有當時縣委和地委聯合調查組的調查報告，應該說是可靠的，然而從當時廣西水稻生產水平及品種特性等方面來分析，這一事實缺乏科學性，資料是不可信的。所以在收集資料時，要認真細致，科學地分析資料，發現問題，推敲質疑，考證鑒別，使資料既可靠又可信，准確無誤。
2、全面性與典型性關系。資料既要全面完整，又應力求精練、典型，具有代表性。全面性概括而言，即"縱不斷線、橫不缺項"。但並非將包羅萬象的資料兼收並蓄，才能算全面完整。因為年鑒篇幅有限，一個條目連標題加釋文是500-1000個字，必須惜墨如金，將時間和空間進行高度濃縮和精練，遴選典型的，也能說明問題的，具有代表性的事物，來顯示一方的概貌和歷史發展的軌跡，達到"滴水見太陽"的結果。如寫農作物栽培技術，往往從整地播種到收獲加工，逐項評述，以示全面完整，結果形同教科書和科普叢書。又如有的篇章將歷次會議及發布的文件，按年序列入，以求資料齊全，也無必要。應擇其對事物發展起伏有密切關聯的資料入書。如植物保護與各種農作物單元均涉及到病蟲害。這些病蟲害是我們這個地方發生多而重的典型，很有代表性的。至於一些小作物的病蟲害覆蓋面積較小，則在各自單元中略書一筆。全面性與典型性資料，難免不出現交叉重復資料，所以，我們要分辨主次，進行刪補，要從不同角度，進行科學處理，使資料歸屬得當，符合各條目的完整和典型性。
3、宏觀與微觀的關系。既要從宏觀上反映資料整體特徵，又應在微觀上有具體資料的著述。年鑒要從宏觀方面抓住地方的總體特徵，把握事物興衰起伏的主線，顯示事物變化的因果關系和歷史發展脈絡，但同時也需要有微觀的具體資料和統計數據，才能言之有物。反之，在浩瀚的資料面前，如果忽視宏觀的整體性，只重微觀事物的記述，便會出現類似史料匯編和統計表冊，使讀者只見樹木不見森林。在編撰時，要把握為整體格局，突出地方特色。比如，水果，有人曾把水果歸屬於經濟作物篇（因水果確屬一種經濟作物），後來考慮水果是我們這個地方一大優勢，種類很多，內容豐富，在經濟作物篇中只作為一章，則許多重要果樹必降格為節為目，這樣就不能突出地方優勢特點，又將造成章節內容不平衡。所以要把水果升格為一個篇，與經濟作物 篇平起平座，既在宏觀上突出了地方特點，又在微觀上提供了眾多重要果樹記述適當篇幅。微觀記述也要掌握分寸，防止繁瑣細微，減少不必要的圖表，用簡練文字概括記述，既壓縮了篇幅，也增強了可讀性。
4、觀點與事實關系。寓觀點於事實之中，編鑒修志必然要有一定的立場和觀點，但要實事求是，述而不作。因此，不能以觀點去代替和渲染事實，而要用事實去彰明觀點，用事實為資料來說話，要寓觀點於記事當中。那麼記述事物時便應考慮該事物是否反映了正確的、科學的觀點。有一個例子： 茶葉 ，條目： 文化大革命期間，在農業學大寨的號召下，掀起到荒山野嶺開辟茶園的運動，群眾干勁足，熱情高，全區茶園面積一躍而達3萬公頃，是有史以來茶葉面積最多的時期。這段記載確是事實，給人們印象是?文革?對生產力起了促進作用。但是，歷史的真實面貌是：搞運動式的一哄而起，不講科學、盲目蠻乾的行為，並不能真正的推動生產力的發展。後經證實，當時種下120株便算一畝，餘下的畝產也只有20-30斤，3萬公頃的茶園沒有取得應有效益，形式上的面積數量不足以代表生產力實質性發展。所以這段記述刪除了。有時為了闡明因果關系，以已有定論的正確觀點?畫龍點睛?一筆，也是可以的。如在?蔬菜?條目中，?文革期間，農村政策受『左』的思想影響，批判社員把自留地搞商品化，把自留地種植的作物當作資本主義『尾巴』割掉，並在片面理解『以糧為綱』的思想指導下，各社隊的蔬菜基地，大多改種糧食，全區蔬菜面積比以前銳減，1971年公有33.17萬畝……?這段文字雖夾雜一些觀點，但以當時的實際背景為事實，素描一筆，明確揭示蔬菜面積銳減的主要原因，還是順理成章的。
（三）收集資料前還要做好以下三個方面工作
1、要認真研究設計年鑒條目，以條目來全面統攬收集資料的計劃和提綱。來辦（2003）209號文件，1996年~2003年《來賓市年鑒》條目框架、基本選題和撰稿分工，都規定各單位、各部門設臵多少條目，這里強調一下，我們不懂得你
們單位工作職能和完成任務情況。因此，規定的條目和分目，各單位可根據實際情況增加或減少，問題都不大。比如宣傳部門，大條目是?宣傳?，分目中我們設有?概況、專項宣傳活動，十六大精神學習與宣傳，理論教育，新聞輿論，思想政治教育，宣傳信息調研，對外宣傳，幹部隊伍建設，主要活動，重大舉措施，重大成果?等。這些分目中，有些是已做的工作，有些是沒有做這個工作。所以，要結合實際增加或減少分目。有的部門我們只設：?概況、主要工作、重大活動、重大舉措、重大成果?等分目，我們確實不了解部門完成哪些職能工作，只能設臵這些分目來給部門參考，形成書面材料或者入書時就不能這樣寫做。要根據工作職能、任務情況設臵條目。在收集資料前，要求編寫人員要知道自己所編的書是什麼樣子，用什麼體裁，設臵多少條目，需要什麼資料。要根據條目來設計制定收集資料提綱。條目和資料是相輔相成的，有了條目才能明確收集資料目的和范圍；通過收集資料和研究資料，才會發現初步設計的條目不夠完善，才能據實加以修改，並根據修改條目，再去補充收集資料。
2、要統纜全局，周密計劃，明確編寫年鑒對各種資料的具體要求。編年鑒不僅需要大量入書資料，還要有各種背景資料、考證資料、參考資料等輔助資料（前面已經介紹），收集資料要做到心中有數，列入收集計劃，以免漏收。
3、要進行調查研究，弄清資料所在的地點和范圍。也就是資料源，定好條目，做好計劃，有的放矢地收集各種資料。資料源是很多的，有本單位檔案，其他單位檔案、圖書館、檔案館、電視、廣播、報刊、民情社情機構公布數字和情況，發函徵集等等，這些都是資料來源之地，所以要做好調查研究，有計劃有步驟進行。
（四）收集資料的方法
前面已經講到了資料分類、收集資料要處理好4個關系，收集資料前要做好三個方面工作等等，都是為了收集資料打下基礎工作。怎樣收集資料？收集資料工作講起來簡單，做起來就不容易了。收集資料方法，以我個人體會，應該在條目設定以後，在條目框架指導下，一步一個腳印地進行收集資料工作。收集資料前，首先要明確：1、以條目為線索收集資料（前面已介紹過）；2、成立收集資料小組，分工負責，密切協作。小組成員當然都是單位的行家裡手。人員不夠可以聘請退休老幹部參加收集編寫。像市物價局，它就聘請興賓區區志辦提前退休老秘書負責這項工作。市審計局聘請了幾位已退休的老領導來負責這項工作。這些老同志有一定文字功底，經驗豐富，也很樂意干，那不是一舉兩得了；3、
召開各種座談會，把收集的有關材料公布，廣泛聽取知情者意見，當事人的意見。1996年~2003年時間跨度8年，不開座談會，不訪當事人、知情者，收集的資料是不全的，很容易出現錯漏遺忘現象。就會影響入書資料的質量；4、由近及遠，先易後難，選准切入點，擴大收集資料的突破口。先收集容易資料，先查本單位的檔案材料，進行摘錄；四是向有關單位發函徵集，請他們幫助收集或提供線索。滄桑八年，人事已非。有些人已調離原單位，有些當事人已離休退休回原籍，有些材料需要考證，你都得發函給別人幫助提供。要廣開收集資料門路，除查閱本單位外，還要查閱有關單位檔案。到圖書館、檔案館、科研單位調查收集。還注意利用近年來報刊、廣播、電視提供的各種信息，新聞報道、專題評述，熱點和焦點問題追蹤調查和專題特寫都要注意搜集；5、做好資料反饋工作。對人物、事件、重要數據等，形成書面材料以後，都要反饋給當事人看，徵求意見，補充修正，使收集的資料更加全面、完整、准確，就可以入書。
要規范地講，收集資料的辦法：一是查閱檔案，組織力量進行抄錄查閱，寫成資料卡片，以備編寫；二是調查訪問，作好記錄、錄音和錄相；三是發函索取；四是行文徵集，把散失在社會上的文物、圖書、手稿、報刊收集起來；五是創辦刊物，或通訊或資料叢刊，發動群眾撰稿，多方面提供線索。
徵集資料要做到?三個結合?：即?廣征?與?特約?結合；查檔與走訪結合；條條編史與塊塊編鑒結合，層層發動，眾手取材。同時，還可以採取下面幾方面：1、事先各有關單位溝通渠道，互相提供資料目錄索引，彼此合作，提高工效；
2、收集資料時注意先遠後近，先內後外和先?活?（資料）後?死?（資料）這三條關於輕重緩急的規定；3、收集資料後及時組織科學管理和利用，做到統一規劃，互通有無。所謂先遠後近，即先找少見的早期資料；先內後外，即先清理本部門、本地區的文書檔案；先活後死，即先搶救活材料。
具備什麼條件，才算資料徵集基本完成呢？1、該查閱的資料，盡可能查閱了；2、該抄錄的檔案，盡可能抄錄了；3、該訪問的口碑，盡可能訪問了；4、該實地勘查的地方盡可能勘查了。從內容上看，1、縱不斷線；2、橫不缺項；3、考證翔實；4、具備特點。
二、如何整理資料
收集大堆資料上來以後，要把這些資料加工整理編成一部書，就涉及到資料整理問題。資料整理工作是很關鍵一著。在收集好資料上來以後，還要做好三個工作。
（一）整理資料四個原則
要善於識別資料和選擇資料，不能眉毛和鬍子一把抓。不善於識別資料，什麼都想抓，結果收到資料一大籮，有用的卻不多。更嚴重的是誤用了一些失實的資料，造成年鑒質量低下。所以，在選擇資料中，應該把握以下四個原則：一是在同一類資料中，要選擇最真實可信、最具有權威性的。比如收集各種數字。要弄清這些數字的來源，來歷不明的數字最好不要。都有來源，但來源不同，一種是使用單位臨時統計的，一種是統計部門統計的，兩者有差異，應選擇統計部門的，因為統計部門的數字是經過綜合平衡得出來的，屬全局的數字，可靠性比較高；二是同樣的資料，有新的舊的，新舊都出自同一部門，但兩者說法不一樣，前後有矛盾，就應該選擇最新年的數字；三是在眾多的資料中，有原始的第一手資料，有間接第二手、第三手資料，遇到這種情況，應當選擇原始第一手資料。因為間接資料經過多次轉錄和使用，往往走了樣、變了味；四是在選擇資料中，還要考慮編纂年鑒的需要，有目的地選擇具有典型性和普遍性的，最有地方特色的，這樣才能更有效地提高年鑒的質量。
（二）資料摘錄的方法
抄錄資料必須一絲不苟，不能有半點差錯。資料都是從四面八方收集起來的，其中有相當部分是從各種檔案、圖書、報
刊上一點一滴抄錄下來的，稍有不慎便會出現差錯；誤用差錯的資料，還會以訛傳訛，造成惡劣後果。要保證資料收集的質量；一是要將資料抄寫在專用的卡片上，一事一卡；二是摘抄資料要忠於原文，不能自行刪改，抄後還要核對原文，原文如果有錯，可以加註說明；三是同一事物有幾種說法，要分別抄錄，幾說並存，不能隨意選擇其中一種；四是一定要註明資料來源和出處，包括書名、作者、版本、卷頁數、收藏單位等；五是如屬口碑采訪資料，要寫明被采訪者的姓名、年齡、身份、住址等。
（三）資料的整理
資料收集到一定程度後，即要進行分類整理。整理資料有以下幾個步驟：1、編號登記；2、建卡歸類；3、資料匯編。整理目的，一是檢查所收的資料的廣度和深度，再根據需要，及時補充；二是便於保管和利用。登記和整理資料的方法可以多種多樣，一般有簿式登記和卡片登記兩種。所謂簿式登記就是根據資料情況，採用分類登記本進行，如資料登記本、文獻資料登記本、口碑資料登記本、實物登記本等。分類方法，可按條目所需資料來分類，可以按時間順序來分類，可按資料的主題來分類。所謂卡片登記，就是採用卡片式的登記方法，類似圖書館的圖書卡片。採用這種方式可將資料種
類分得更細，查起來更加容易。
（四）資料進行公示
對入書資料進行公示。如人物、重大事件登報公示，寫明截止時間，這樣做便於社會監督，減少編書失誤。
（五）編好資料長編
編寫資料長編。這是收集資料階段最後一道工序。所謂資料長編，就是將收集到的原始資料加以篩選，核實後，按年鑒條目進行分類，然後按照?豎寫始末?的原則，以時為序，對資料進行系統的編排，並一一註明每條資料的來源和出處。它不是一般的資料匯編，而是按照篇目要求，將入書資料逐一進行有序的定位，對號入座。所以，資料長編實際就是年鑒的雛型。編寫資料長編的好處：一是使資料工作做得更加完善。年鑒對資料要求是：齊備、翔實。縱看始末起伏，脈絡分明；橫看有點面，體現本質。只有將資料按條目一一對號入座，才能看出我們收集的資料是否齊備和翔實，資料不足就要及時補救，編寫資料，是對資料進行一次全面整理和檢查驗收，既完善了資料，又消化了資料；二是有了資料長編，撰寫時就不用邊寫邊找原始資料，使撰寫工作變得又快又好；三是編寫資料長編，有利於年鑒的總纂、審查、修改和出版；四是可以充分發揮史料作用。
資料長編有三種：一種是把原始資料一事一卡的記載，按年鑒條目和時間順序匯編；二是對原始資料作進一步加工整理，按條目編排出來；三是指按編纂人的觀點和語言寫出來，並註明資料出處，這實際上已接近初稿。在現代條件，任何一個專業、部門、學科的歷史和現狀，資料汗牛充棟，要收集的資料少則幾百萬字，多達一、二千萬字的，如何把這樣宏富的資料，凝煉成為三、四十萬字的書稿，那是很有講究的。年鑒雖是資料書，但不是簡單的原始資料的匯編或纂輯，而是資料性的著述。它要求編撰者詳盡地佔有資料，消化資料，在忠實於資料原意的基礎上，用自己的語言把它嚴謹地、科學地、系統地記述下來。基於年鑒特點，要把大量的資料化為一部年鑒就必須有一個科學的工作方法和程序，那就是做好資料長編。
首先，資料工作可以做很長時間，總有資料可收，而我們又不能老泡在資料收集階段。但怎樣才算資料收集齊全呢？光憑資料字數繁富，做的卡片多少，是不能作為標準的。這就有賴於資料長編的整理：將已經搜集到的、上卡的資料，先分分類，按制定的年鑒條目，使之對號入座，檢查出是否有缺項，是否有斷線；每個條目的歷史和現狀，資料是否齊備；
事物發展的興衰起伏，階段性、規律性是否清晰，因果關系能否顯觀；幾說並存或某些傳說口碑資料，進行一番鑒別考證。資料經過整理成為長編後，資料工作進行得如何，是否能開始入書編撰，也就一清二楚了。
其次，我們掌握了資料，必須對資料進行梳理加工，消化反芻，使死資料變成活資料，使我們對資料的把握、認識，實現一次從感性到理性的飛躍，做到全局在胸，才能順利地進行入書編撰。不然，在一大堆亂糟糟的資料面前，就貿然進行編寫，必然會顧此失彼，不得要領。就是幾萬張卡片的翻檢查證，也將不勝其繁，吃力不討好。做資料長編，就可完全避免上述弊端。因為資料經過粗梳分類，精梳編排，歸納加工，概括記述等步驟形成為長編後再動手編撰入書，就會水到渠成，有一瀉千里之勢。搞好資料長編，也就完成了年鑒編寫的一半任務，確是經驗之談。
再次，年鑒質量的優劣，最終取決於資料是否真實可靠，是否科學系統。這要要求我們在編寫年鑒之前，應對全部資料進行嚴肅認真的考證鑒別，以去粗取精、去偽存真。做資料長編，就包含了這項工序。選入長編的資料，一般都應經過鑒別和選擇，做到確有存史價值。對多說歧義的資料，應通過各種方法加以考證。對口碑傳說資料，應特別慎重，盡可能核實，確保准確可靠。基本資料要求豐富、精煉，背景資料不能缺，考證資料要並存。收入長編的資料，力求使用第一手的，必要時補以第二手、第三手資料。經過這樣整理加工的資料長編，就為編寫年鑒提供了可靠的依據。
做資料長編，是前人的成功經驗。特別是對編撰年鑒這樣卷帙浩繁的資料性著述來說，更須堅持。做資料長編，是編撰年鑒的一個重要環節，一個必經階段，是合乎編纂年鑒規律的成功經驗。應該明白，所謂做長編?費時費工?，是整理鑒別資料的需要，是編纂年鑒的需要。所以，這並非無效勞動，而是科學的編撰年鑒的方法和程序。